Der Prozess Kundenzahlungen mit Scheck dient zum Bearbeiten von Schecks, die von Kunden empfangen wurden. Der Prozess beginnt auf der Seite Kundenscheck mit der Eingabe des Schecks und dem anschließenden Abgleichen des Schecks mit den Rechnungen, die er abdeckt. Nach dem Speichern des Schecks wird eine Zahlung und darüber hinaus in der Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln ein Beleg erstellt. Die ausgezifferten Rechnungen werden beglichen und die Kundenforderung aus den Rechnungen (IP2) entfernt; es wird jedoch eine neue Kundenforderung angezeigt (PP28), die durch den eingegebenen offenen Scheck repräsentiert wird. Die ausgezifferten Rechnungen und die Zahlung weisen die gleiche eindeutige ID und das gleiche Auszifferungsdatum auf. Rechnungen anderer Firmen können ebenfalls ausgeziffert werden, und es können Abzüge verwendet werden, sofern der Kunde in den anderen Firmen festgelegt wurde. Wird der Scheck nicht komplett mit Rechnungen abgeglichen, wird der restliche, nicht ausgezifferte Teil als Akontozahlung (PP32) oder als Anzahlung (PP36) gespeichert. Dieser restliche, nicht ausgezifferte Teil kann später mit der Funktion "Kundenausgleich" mit Rechnungen abgeglichen werden. Ferner können für die unbezahlten Teile von Rechnungen beim Abgleichen des Schecks mit Rechnungen Differenzposten erstellt werden. Die Differenzposten werden als Lieferanten-Differenzpostenrechnungen erstellt. Wenn der Steuertyp „Zahlung“ ist, ist es möglich, den richtigen Steuerwährungskurs anzuwenden. Daraus resultiert ein Kursgewinn oder -verlust, für den die Buchungstypen PP62 oder PP61 verwendet werden.Nach der Eingabe lautet der Status des Schecks „Erstellt“. Der offene Scheck ist im Debitorenbuch mit der zugehörigen Serien-ID und -nummer angegeben.
Als Nächstes werden auf der Seite Vorschläge Scheckeinlösung Kundenschecks ausgewählt, die zwecks Einlösung an ein Geldinstitut gesendet werden sollen. Dazu wird zunächst ein neuer Scheckeinlösungsvorschlag auf der Grundlage bestimmter Daten, etwa des Datumsintervalls, der Währung, des Finanzmittelkontos und der Zahlungsart, erstellt. Anschließend wird der Vorschlag über die Funktion „Scheckeinlösungsbericht drucken“ bestätigt und gedruckt, womit der gedruckte Bericht zusammen mit den ausgewählten Schecks zum Einlösen an ein Geldinstitut gesendet wird. Die enthaltenen Schecks werden alle eingelöst, d.h., es werden eine Zahlung und ein Beleg erstellt. Die Kundenforderung (PP28) wird entfernt und je nach Einstellung der jeweiligen Kundenscheckserie auf das Finanzmittelkonto (PP1) oder ein Durchgangs- bzw. Zwischenkonto (PP35) gebucht. Das Durchgangskonto ist ein vorläufiges Konto, auf dem Schecks bis zur Einlösung durch die Bank verbucht werden. Der Status des Schecks lautet nun "Zum Einlösen gesendet" (wenn ein Interim-Finanzmittelkonto verwendet wird) oder "Eingelöst" (falls das Finanzmittelkonto benutzt wird).
Wurde beim Senden der Schecks an das Geldinstitut ein Interim-Finanzkonto verwendet, wird als letzter Schritt bestätigt, dass die Schecks eingelöst wurden. Das geschieht auf der Seite Zahlung Allgemein, in dem die Schecks aus dem Durchgangskonto (PP35) auf das Finanzmittelkonto (PP1) gebucht werden. Anschließend befindet sich der Scheck im Status "Eingelöst".
Prüfen Sie vor der Eingabe von Kundenzahlungsdaten, ob die Basisdatenanforderungen (BDA) gemäß den Anweisungen in „Basisdaten für das Rechnungswesen definieren“, d. h. dem Prozess „Basisdaten für die Kreditorenbuchhaltung eingeben“, eingerichtet wurden.