Der Prozess Kundenzahlungen mit Wechsel dient zur Bearbeitung von Wechseln, die von Kunden empfangen wurden. Der Prozess beginnt auf der Seite Kundenwechsel mit der Eingabe des Wechsels und dem anschließenden Abgleichen des Wechsels mit den Rechnungen, die er abdeckt. Rechnungen in anderen Firmen können ebenfalls ausgeziffert werden, und es können Abzüge verwendet werden, sofern der Kunde in den anderen Firmen festgelegt wurde. Nach dem Speichern des Wechsels wird eine Zahlung und darüber hinaus in der Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln ein Beleg erstellt. Die ausgezifferten Rechnungen werden beglichen und die Kundenforderung aus den Rechnungen (IP2) entfernt; es wird jedoch eine neue Kundenforderung angezeigt (PP27), die durch den eingegebenen offenen Wechsel repräsentiert wird. Wird der Wechsel nicht vollständig mit Rechnungen abgeglichen, wird der restliche, nicht ausgezifferte Teil als Akontozahlung (PP8) oder als Anzahlung (PP36) gespeichert, die später mit Zahlungen abgeglichen werden kann. Wenn der Wechsel nicht den ganzen Rechnungsbetrag abdeckt, können Sie eine Differenzpostenrechnung für den Restbetrag erstellen. Nach der Eingabe werden den ausgezifferten Rechnungen und der Zahlung Auszifferungs-IDs und Auszifferungsdaten zugewiesen; der Status des Wechsels lautet „Erstellt“, und der offene Wechsel befindet sich im Debitorenbuch, wo auch die Serien-ID und Nummer aufgeführt sind.
Es ist auch möglich, einen erhaltenen Kundenwechsel zu indossieren, um die Schulden gegenüber den Lieferanten der Firma zu begleichen. Der Status des Wechsels ändert sich zu "Indossiert". Eine Verbindlichkeit wird für die Firma (PP64) erstellt, bis der Kunde der Firma (d. h. der Herausgeber des Wechsels) den Lieferanten der Firma (d. h. der Lieferant, an den der Wechsel indossiert war) bezahlt. Wenn der Wechsel indossiert ist (mit den Lieferantenrechnungen ausgeziffert), werden alle ausgezifferten Rechnungen als bezahlt gekennzeichnet.
Als Nächstes werden auf der Seite Kundenwechsel-Transfervorschläge Kundenwechsel ausgewählt, die zwecks Einlösung an ein Geldinstitut gesendet werden sollen. Dazu wird zunächst ein Transfervorschlag für Kundenwechsel auf der Grundlage bestimmter Daten, etwa der Fälligkeitstermine, der Währung, des Finanzmittelkontos und der Zahlungsart, erstellt. Es kann ferner ein Zahldatum angegeben und festgelegt werden, ob die ausgewählten Wechsel zur Fälligkeit oder vor Fälligkeit eingelöst werden sollen. Anschließend wird eine Wechseltransferdatei mit Informationen zu den ausgewählten Wechseln angelegt und an das Geldinstitut gesendet. Beim Erstellen der Transferdatei werden alle enthaltenen Wechsel ausgeglichen (abgeschlossen), d.h., es werden eine Zahlung und ein Beleg erstellt. Die Kundenforderung (PP27) wird entfernt und je nach Einstellung der jeweiligen Kundenwechselserie auf das Finanzmittelkonto (PP1) oder ein Durchgangs- bzw. Zwischenkonto (PP24) gebucht. Das Durchgangskonto ist ein vorläufiges Konto, auf dem Wechsel bis zur Einlösung durch die Bank verbucht werden. Der Status des Wechsels lautet nun "Zur Fälligkeit" oder "Vor Fälligkeit" (wenn ein Interim-Finanzmittelkonto verwendet wird) oder "Eingelöst" (falls das Finanzmittelkonto benutzt wird).
Wurde beim Senden der Wechsel an das Geldinstitut ein Interim-Finanzkonto verwendet, wird als letzter Schritt bestätigt, dass die Wechsel eingelöst wurden. Das geschieht im Fenster Zahlung Allgemein, in dem die Wechsel aus dem Durchgangskonto (PP24) auf das Finanzkonto (PP1) gebucht werden. Danach lautet der Status des Wechsels "Ausgeglichen".
Es gibt noch eine andere Möglichkeit, den Prozess "Senden zwecks Einlösung vor Fälligkeit" zu handhaben. Dazu wird für die jeweilige Kundenwechselserie die Option Verbuchen beim Einlösen vor Fälligkeit aktiviert. In diesem Fall ist der Wechsel noch offen, nachdem er an das Geldinstitut gesendet wurde. Die Buchung erfolgt auf das Konto "Kundenwechsel im Voraus eingelöst" (PP25) und je nach Einstellung der jeweiligen Kundenwechselserie auf das Finanzmittelkonto (PP1) oder ein Interim-Finanzmittelkonto (PP24). Der Status des Wechsel lautet nun "Vor Fälligkeit". Wenn der Wechsel vor dem Fälligkeitsdatum eingelöst wird, kann eine Diskontgebühr auf den Wechsel angewendet werden. Dies ist die Gebühr, die vom Zahlungsinstitut für das Einlösen des Wechsels vor dem Fälligkeitsdatum erhoben wird. Die Diskontgebühr kann nur für einen Wechsel gleichzeitig angegeben werden. (D. h., wenn ein Vorschlag für Zahlungsformular mehrere Kundenwechsel beinhaltet, ist es nicht möglich, Diskontgebührinformationen für die Rechnungen einzugeben). Die für einen Wechsel ggf. festgelegte Diskontgebühr wird auf das Konto für Kundenwechsel-Diskontgebühren für Skontozahlungen (PP65) gebucht. Die Diskontgebühr wird von den Buchungstypen PP1 (Finanzmittelkonto) und PP24 (Interim-Finanzmittelkonto) abgezogen. Abschließend wird in diesem Fall einer von zwei möglichen Schritten durchgeführt. Falls ein Interim-Finanzmittelkonto verwendet wurde, wird in Zahlung Allgemein bestätigt, dass die Wechsel eingelöst wurden. Außerdem erfolgt eine Buchung vom Durchgangskonto (PP24) auf das Finanzkonto (PP1) und vom Konto „Kundenwechsel im Voraus eingelöst“ (PP25) auf das Konto „Offener Kundenwechsel“ (PP27). Andernfalls geschieht die Bestätigung mit der Funktion Ausgleichen im Fenster Kundenwechsel, und es erfolgt eine Buchung vom Konto „Kundenwechsel im Voraus eingelöst“ (PP25) auf das Konto „Offener Kundenwechsel“ (PP27). Nach der Bestätigung lautet der Status des Wechsels in beiden Fällen "Ausgeglichen".
Es gibt eine weitere Möglichkeit, den Prozess Kundenzahlungen mit Wechsel zu starten. Sie besteht darin, einen Wechsel zu erstellen und ihn zwecks Genehmigung an den Kunden zu senden. Dazu wird zunächst ein Zahlungsformularvorschlag mit unbezahlten Kundenrechnungen auf der Grundlage bestimmter Daten, etwa der Rechnungstermine, des Kundenintervalls und der Zahlungsart, erstellt. Nach dem Bestätigen des Vorschlags können die Wechsel gedruckt und zwecks Genehmigung an den Kunden gesendet werden. Wenn solch ein Wechsel genehmigt vom Kunden zurückgeschickt wird, können die Wechseldaten, darunter die ausgezifferten Rechnungen, aus dem Zahlungsformularvorschlag in einen echten Kundenwechsel kopiert werden. Dies geschieht in Kundenwechseln unter Bezugnahme auf einen Zahlungsformular-ID. Der Prozess besteht darin, einen Wechsel zu erstellen und ihn zwecks Genehmigung an den Kunden zu senden. Dazu wird zunächst ein Zahlungsformularvorschlag mit unbezahlten Kundenrechnungen auf der Grundlage bestimmter Daten, etwa der Rechnungstermine, des Kundenintervalls und der Zahlungsart, erstellt. Nach dem Bestätigen des Vorschlags können die Wechsel gedruckt und zwecks Genehmigung an den Kunden gesendet werden. Wenn solch ein Wechsel genehmigt vom Kunden zurückgeschickt wird, können die Wechseldaten, darunter die ausgezifferten Rechnungen, aus dem Zahlungsformularvorschlag in einen echten Kundenwechsel kopiert werden. Dies geschieht in Kundenwechseln unter Bezugnahme auf einen Zahlungsformular-ID. Der Prozess besteht darin, einen Wechsel zu erstellen und ihn zwecks Genehmigung an den Kunden zu senden. Dazu wird zunächst ein Zahlungsformularvorschlag mit unbezahlten Kundenrechnungen auf der Grundlage bestimmter Daten, etwa der Rechnungstermine, des Kundenintervalls und der Zahlungsart, erstellt. Nach dem Bestätigen des Vorschlags können die Wechsel gedruckt und zwecks Genehmigung an den Kunden gesendet werden. Wenn solch ein Wechsel genehmigt vom Kunden zurückgeschickt wird, können die Wechseldaten, darunter die ausgezifferten Rechnungen, aus dem Zahlungsformularvorschlag in einen echten Kundenwechsel kopiert werden. Das geschieht auf der Seite Kundenwechsel unter Bezugnahme auf eine Zahlungsformular-ID.
Zum Drucken von Wechseln anhand eines Zahlungsformularvorschlags müssen einige grundlegende Daten angegeben werden; so muss etwa festgelegt werden, wie viele Rechnungspositionen auf einer Wechselseite jeweils gedruckt werden dürfen.
Kundenwechsel können in der Buchwährung oder in Euro angegeben werden, wenn es sich bei der Buchwährung um eine EWU-Währung handelt.
Beim Ausziffern eines Wechsels mit Rechnungen können verschiedene EWU-Währungen verwendet werden. Ein Wechsel in Euro kann beispielsweise Rechnungen in DM oder FF abdecken.
Prüfen Sie vor der Eingabe von Informationen, ob die Basisdatenanforderungen (BDA) gemäß den Anweisungen in „Basisdaten für das Rechnungswesen definieren“, d. h. dem Prozess „Basisdaten für die Kreditorenbuchhaltung eingeben“, eingerichtet wurden.