Der Prozess Kundenzahlungen dient zum Eingeben von manuellen Kundenzahlungen über Zahlung Allgemein und von Kundenzahlungen in Dateien, die über eine externe Schnittstelle geladen wurden. Es stehen Funktionen zum Stornieren von Kundenzahlungen und zum Verrechnen von Rechnungen mit Zahlungen zur Verfügung. Der Prozess ermöglicht darüber hinaus die Abfrage von Daten zu Überwachungsaktivitäten mithilfe von Anfragen und Berichten.
Die Funktionalität der Zahlung Allgemein wird durch die Unterstützung der Aufteilung der Aufgaben verbessert. Dies wird durch die Steuerung der Transaktionsarten pro Anwendergruppe unterstützt. Wenn Transaktionstypen ?Zahlung Allgemein? auf der Grundlage von Finanzmittelkonto und Anwendergruppe ausgewählt werden sollen, kann in diesem Fenster eine neue Anwendergruppe hinzugefügt werden.
Der Prozess ?Kundenzahlungen? umfasst sechs Unterprozesse:
Der Prozess Kundenzahlungen dient zum manuellen Eingeben von Kundenzahlungen, die über die verschiedenen Geldinstitute vorgenommen wurden. Dies kann durch eine Zahlung Allgemein geschehen. Bei der Eingabe einer Zahlung wird in der Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln automatisch ein Beleg erstellt. Dieser wird mit der nächsten Aktualisierung im Hauptbuch aktualisiert. Es ist möglich, zusammen mit den Zahlungen einen Ausgleich einzugeben. Dabei kann es sich um eine Abweichung zwischen Gutschriften und Rechnungen oder zwischen Rechnungen und Akontozahlungen handeln. Sie können eine gesamte Zahlung oder einen Teil einer Zahlung stornieren. Bei der Stornierung wird die Zahlung zurückgesetzt. Die Rechnungen und Anzahlungen erhalten den Status "Unbezahlt". Der Status kann entweder für die gesamte Zahlung oder nur für bestimmte Rechnungen oder Akontozahlungen auf "Unbezahlt" gesetzt werden. Bei der Stornierung wird ein Gegenbeleg zum ursprünglichen Beleg erstellt. Dies kann durch Stornierung und Auszifferung zurücknehmen in Zahlung Allgemein erreicht werden.
Der Prozess Kundenzahlungen in Datei dient zum Erfassen von Kundenzahlungsdaten, die per Datei von einem Geldinstitut geschickt wurden. Jede Datei enthält Daten und entsprechende Optionen zu Soll- und Habentransaktionen für ein bestimmtes Konto in einer bestimmten Währung. Die externen Ladeinformationen werden in eine vorhandene oder neue allgemeine Zahlung geladen. Zur Bestätigung der allgemeinen Zahlung wird eine bestimmte Funktion verwendet. Bei der Freigabe wird die Zahlung angewiesen und ein Beleg mit Buchungen erstellt. Die Standardversion von IFS/Zahlungsverkehr lässt das Laden externer Schnittstellen nicht zu. Diese Logik muss daher in jedem Kundensystem zusätzlich installiert werden.
Der Prozess Kundenzahlungen mit Wechsel dient zum manuellen Eingeben von Wechseln, die von Kunden empfangen wurden. Beim Eingeben eines Wechsels kann dieser mit den Rechnungen abgeglichen werden, die er abdeckt. Eine Zahlung wird erstellt, und in der Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln wird automatisch ein Beleg erzeugt. Die Forderung aus den Rechnungen wird in den offenen Wechsel "übertragen". Der Wechsel selbst wird geschlossen, wenn er später eingelöst wird, d. h., wenn das Geld vom Kunden eingegangen ist.
Der Prozess Kundenzahlungen mit Scheck dient zum manuellen Eingeben von Schecks, die von Kunden empfangen wurden. Beim Eingeben eines Schecks kann dieser mit den Rechnungen abgeglichen werden, die er abdeckt. Eine Zahlung wird erstellt, und in der Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln wird automatisch ein Beleg erzeugt. Die Forderung aus den Rechnungen wird in den offenen Scheck "übertragen". Der Scheck selbst wird geschlossen, wenn er später eingelöst wird, d. h., wenn das Geld vom Geldinstitut eingegangen ist.
Der Prozess Lastschriftzahlungen des Kunden dient zum automatischen Lastschrifteinzug vom Konto des Kunden. Der Anwender erstellt zunächst einen Lastschriftvorschlag auf der Grundlage bestimmter Daten, wie z.B. Zahlungstermine, Währung, zu berücksichtigende Kunden und Zahlungsart. Es können bestimmte Rechnungen ausgewählt und Gutschriften sowie Skonto berücksichtigt werden. Die Auswahl kann anhand verschiedener Kriterien erfolgen. Der Anwender kann auch einen leeren Vorschlag erstellen und Rechnungen manuell eingeben. Der Lastschriftvorschlag wird bestätigt und ein Lastschriftauftrag ? je nach Zahlungsformat ? mit Ausgabedaten in einer Datei oder auf einem anderen Datenträger erstellt. Der Lastschriftauftrag kann gegebenenfalls auch gelöscht werden. Zahlungen werden im System nach dem Bestätigen der Lastschrift erstellt, d.h., nachdem die Zahlungen gemäß der Dokumentation der Zahlungsinstitute verarbeitet wurden.
Der Prozess Verfolgung und Analyse, Kundenzahlungen umfasst Anfragen und Berichte, mit denen Daten zu Kunden und Kundenzahlungen abgerufen werden können. Auf den Anfrageseiten können Daten lediglich angezeigt werden. Es können keine Daten eingegeben oder geändert werden. Mit der Funktion ?Bericht anfordern? können außerdem verschiedene Berichte gedruckt werden.