Kundenausgleichsvorschlag
Beschreibung des Kundenausgleichsprozesses
Dieser Prozess wird für die Aufrechnung von offenen Kundenrechnungen oder Vorauszahlungspositionen mit positiven Salden gegen offene Kundenrechnungen oder Anzahlungspositionen mit negativen Salden mithilfe eines Ausgleichsvorschlags verwendet.
Ein Ausgleichsvorschlag kann online oder als ein Hintergrundjob erstellt werden.
Kunden, die in einem Ausgleichsvorschlag enthalten sein sollen, werden durch Aktivierung eines Bereichs von Kunden-IDs angegeben. Es kann immer nur eine Währung ausgewählt werden, und alle offenen Rechnungen/Vorauszahlungen (außer Anzahlungsanforderungen), die in dieser Währung zur Zahlung genehmigt sind, werden in die Auswahl eingeschlossen. Es können auch offene Positionen mit beliebigem Postenstatus oder nur offene Positionen mit einem bestimmten Buchstatus (entweder Normal oder Forderungsausfall) im Vorschlag eingeschlossen werden. Wenn eine erlaubte Differenz angegeben ist, wird ein Ausgleichsvorschlag nur gemacht, wenn die Differenz, die aus dem Ausgleich resultiert, kleiner oder gleich diesem Betrag ist. Hier wird die Differenz als ein neuer Differenzrechnungsposten für den Kunden aufgestellt und dann mithilfe des von Ihnen angegebenen Ausbuchungscodes ausgebucht. (Beachten Sie, dass Sie einen Differenzposten für den Rechnungstyp und die Rechnungsserie sowie einen Soll-Ausbuchungscode, einen Haben-Ausbuchungscode und einen Ausbuchungscode angeben müssen, wenn Sie eine erlaubte Differenz eingeben.) Bei fehlender Angabe einer erlaubten Differenz wird der Ausgleichsvorschlag erstellt, wenn keine Differenz aus dem Ausgleich entsteht.
Es gibt sechs mögliche Methoden, mit denen offene Positionen gegeneinander abgeglichen werden können, um einen Ausgleich zu erstellen:
- Ausgleich aller offenen Posten
Wenn diese Auszifferungsmethode ausgewählt ist, wird ein Ausgleich für einen einzelnen Kunden nur vorgeschlagen, wenn sich der Saldo aller offenen Posten innerhalb des angegebenen zulässigen Differenzbetrags befindet. Ein Ausgleichsvorschlag wird nur erstellt, wenn mindestens ein Kunde einen Saldo hat, der innerhalb des angegebenen zulässigen Differenzbetrags liegt.
- Ausgleich einzelner Sollposten mit einzelnen Habenposten
Wenn diese Auszifferungsmethode ausgewählt ist, verwendet das System den ersten Sollposten und durchsucht die Habenposten, um eine Auszifferungsmethode innerhalb des zulässigen Differenzbetrags zu finden. Das System verwendet dann den nächsten Sollposten und fährt fort, bis alle Sollposten abgedeckt werden. Alle ausgezifferten Posten werden zum Ausgleichsvorschlag hinzugefügt.
- Offene Posten mit einem oder mehreren Habenposten abgleichen
Wenn diese Auszifferungsmethode ausgewählt ist, verwendet das System den ersten Sollposten und gleicht ihn mit einem oder mehreren Habenposten ab, bis die Auszifferung innerhalb des zulässigen Differenzbetrags erreicht ist. Das System verwendet dann den nächsten Sollposten und wiederholt den Vorgang, bis alle Sollposten abgedeckt werden. Alle ausgezifferten Posten werden zum Ausgleichsvorschlag hinzugefügt.
- Offene Posten mit gemeinsamer Rechnungsreferenz ausziffern
Wenn diese Auszifferungsmethode gewählt ist, muss ein Referenztyp ausgewählt werden, mit dem die Posten ausgeziffert werden sollen. Die verfügbaren Referenztypen sind Rechnungsreferenz, Auftragsreferenz, Kundenreferenz und Referenz/Ersteller. Das System ziffert Rechnungen und Gutschriften mit derselben Referenzinformation und innerhalb des zulässigen Differenzbetrags aus. Alle ausgezifferten Posten werden zum Ausgleichsvorschlag hinzugefügt.
- Einzelposten ausbuchen
Wenn diese Auszifferungsmethode ausgewählt ist, wird ein Ausgleich erstellt, wenn ein einzelner Posten innerhalb der erlaubten Differenz liegt. Das System vergleicht jeden Posten mit dem erlaubten Differenzbetrag. Alle Posten innerhalb der zulässigen Differenz werden zum Ausgleichsvorschlag hinzugefügt.
- Manuell
Wenn diese Auszifferungsmethode gewählt wird, wird ein leerer Vorschlag erstellt, der unabhängig von den Kunden ist. Die Rechnungen/Vorauszahlungen können auf der Detailebene manuell auf der Seite Mehrere Rechnungen/Vorauszahlungen auswählen hinzugefügt werden. Es kann beim Laden eines Vorschlags immer nur eine Währung ausgewählt werden, und die Rechnungen/Vorauszahlungen (außer Anzahlungsanforderungen), die in dieser Währung zur Zahlung genehmigt sind, werden in der Auswahl berücksichtigt. Der Zahlungsbetrag kann manuell auf der Detailebene geändert werden, um die positiven Posten mit negativen Posten auszugleichen.
Darüber hinaus wird diese Auszifferungsmethode direkt über die Seite Kundenscheck über den Befehl Ausgleich ausgeführt, um die aus Kundenschecks erstellten Akontozahlungen mit bestehenden offenen Positionen des Hauptbuchs auszuziffern und zu begleichen. Nach der Ausführung des genannten Befehls wird der Benutzer zur Seite Ausgleichsvorschläge für Kunden geleitet. Der neu erstellte Ausgleichsvorschlag für Kunden wird ausgefüllt und ist auf der Seite Kundenprüfung sichtbar. Unter Kundenausgleichspositionen lädt das System die aus dem Kundenscheck generierten Hauptbuchposition „Akontozahlung“ stellt sie gemäß der Standardfunktionalität für die Verrechnung mit einer bestehenden offenen Rechnung oder Vorauszahlungen zur Verfügung. Hier muss die tatsächliche Differenz gleich null sein, um den Ausgleichvorschlag für die Erstellung der Zahlungstransaktionen und des Belegs zu genehmigen.
Wenn ein Ausgleichsvorschlag erstellt wurde, kann er geändert, gedruckt und genehmigt werden. Die Freigabe des Ausgleichsvorschlags kann online oder als Hintergrundjob durchgeführt werden und führt zur Erstellung eines Belegs, der auf der Seite Belegdetails angezeigt werden kann. Das im Dialogfeld Zahlungsparameter zum Zeitpunkt der Freigabe des Belegs vom System vorgeschlagene Standardbelegdatum, der entsprechende Belegtyp und die entsprechende Anwendergruppe können bei Bedarf geändert werden.