Der Prozess Ausbuchungsmitteilung dient zum Benachrichtigen von Kunden über Forderungen, die ausgebucht wurden. Er enthält Funktionen zum Erstellen von Ausbuchungsnotizvorschlägen, zum Drucken von Ausbuchungsnotizvorschlägen und zum Drucken von Ausbuchungsnotizen. Differenzmittelposten innerhalb der zulässigen Toleranz werden automatisch bei Zahlungseingang abgewickelt und führen nicht zur Erstellung einer Ausbuchungsmitteilung. Für Differenzmittelposten, die die Toleranzebene überschreiten, muss eine manuell erstellte Ausbuchung eingegeben werden. Ausbuchungsmitteilungen können nur erstellt werden, nachdem Differenzmittelposten ausgeführt wurden.
Es können unterschiedliche Ausbuchungscodes definiert und Mitteilungsvorschläge erstellt werden. Dazu unter bestimmten Codes oder Kunden auswählen. Die Verwendung unterschiedlicher Ausbuchungsmitteilungsvorlagen für verschiedene Ausbuchungsmitteilungscodes ermöglicht den Ausdruck verschiedener Standardtexte auf den Mitteilungen. Nach dem Erstellen eines Vorschlags kann dieser durch Ausschließen bestimmter Details geändert werden. Ausbuchungsmitteilungen können erst nach Bestätigung gedruckt werden. Der Prozess enthält eine Funktion zum Anzeigen aller im System generierten Ausbuchungsmitteilungen in unterschiedlichen Status. Der Status richtet sich danach, ob eine Ausbuchungsmitteilung in einen Ausbuchungsmitteilungsvorschlag kopiert oder bereits gedruckt wurde.
Vor dem Eingeben von Informationen muss sichergestellt werden, dass die Basisdatenanforderungen (BDA) ordnungsgemäß im Rahmen des Prozesses zum Eingeben der Basisdaten für das Rechnungswesen und das Konfigurieren von Basisdaten für das Kundenkreditmanagement eingegeben wurden.