Der Prozess Mahnungen bearbeitet Funktionen zum Erstellen von Mahnvorschlägen, Drucken von Vorschlägen, Drucken und Stornieren von Mahnungen. Eine Mahnungshistorie verwaltet Statistikdaten von Vorschlägen und gedruckten Mahnungen. Eine Mahnungsanalyse vereinfacht Suchanfragen für das Anzeigen von statistischen Mahnungsdaten in mehreren Dimensionen. Allen Kunden einer Firma muss ein Mahnschema zugeordnet sein. Bei Erfassung des Kunden wird automatisch ein Standardschema vorgeschlagen. Dieses kann geändert werden. Bei der Eingabe von Rechnungen werden diese automatisch mit dem Schema des zugehörigen Kunden verknüpft. Aber sie können auch mit einer anderen Vorlage verknüpft werden durch Ändern einer einzelnen Rechnung oder mithilfe einer Updatefunktion für alle Rechnungen eines Kunden.
Mahnschemata enthalten Informationen und Anweisungen zur Erstellung und Formulierung von Mahnvorschlägen. Es können verschiedene Mahnschemata eingegeben werden, abhängig von den Bedingungen für die Berechnung der Zinsabgrenzung bei Verzugszinsen, von verspätetem Zahlungseingang und davon, ob noch nicht fällige Rechnungen oder Gutschriften in Mahnungsvorschlagen berücksichtigt werden sollen. Sie können auch angeben, ob Rechnungen, die bereits die höchste Mahnstufe erreicht haben, vom Vorschlag abgedeckt werden sollen. Die Mahnvorlage ermöglicht es mit den Ausschluss-Parametern, offene Elemente als ausgeschlossen in den Vorschlag zu laden, um zu vermeiden, dass Rechnungen automatisch angemahnt und in der Mahnung gedruckt werden. Solche Elemente werden im Vorschlag mit einem Ausschluss-Grund vermerkt, der erklärt, warum z.B. eine Rechnung nicht automatisch angemahnt wird. Ausschluss-Gründe können sich im Fall einer Mahnsperre auf eine einzelne Rate beziehen oder wenn der Fälligkeitsbetrag unter der definierten Schwelle liegt. Alle Posten eines Mahnungsempfängers werden ausgeschlossen, wenn der gesamte Mahnbetrag unter einer bestimmten Schwelle liegt oder mindestens ein Posten eines Empfängers die Inkassostufe erreicht, die in den Stufen des Mahnungsschemas definiert ist.
Selbst wenn der Kunde oder der Zahler, der mit der Rechnung verknüpft ist, der Mahnungsempfänger ist, können Mahnungen pro Kunde eingerichtet werden. Wenn der Kunde beispielsweise zu einem Verband gehört, der alle oder die meisten Zahlungen für die Verbandsmitglieder handhabt, können Zinsrechnungen an diesen abweichenden Zahler statt an den Kunden gesendet werden. Für normale Kunden wird eine separate Mahnung pro Mahnungsempfänger, Mahnungsschema und Währung erstellt. Die Mahnung wird an die Standarddokumentadresse des Mahnungsempfängers oder an die E-Mail-/ Faxadresse gesendet, die mit dem Mahnungsempfänger verknüpft ist. Für einmalige Kunden wird eine separate Mahnung pro Rechnungsadress-ID erstellt. Die Mahnung wird an diese Adresse oder an die E-Mail-/ Faxadresse gesendet, die mit dieser Adress-ID verknüpft ist.
Mahnvorschläge können vor dem Drucken der eigentlichen Mahnung geändert werden. So kann z. B. ein Mahnungsempfänger ausgenommen werden, wenn keine der Rechnungen für diesen Mahnungsempfänger im Mahnvorgang berücksichtigt werden soll. Sie können auch einen Mahnungsempfänger als vollständige oder einzelne Rechnung einbeziehen, wenn diese Posten automatisch als ausgeschlossen in den Vorschlag geladen wurden, z. B. aufgrund einer Mahnsperre für die Rechnungsrate. Unterschiedliche Summen des Fälligkeitsbetrags für eingeschlossene Posten und ausgeschlossene Posten zeigen im Vorschlag auf einen Blick an, wie viel pro Empfänger und Kunde angemahnt wird.
Die Mahnvorlage kann verwendet werden, um spezifische Anforderungen bezüglich des Inhalts und der Struktur des Mahnungsausdrucks zu erfüllen. Sie können verschiedene Druckoptionen auswählen, um den AR-Kontakt zu drucken oder Notizen der Elemente in der Mahnung. Eine andere Option besteht darin, den Mahnungstext für jede Stufe zu drucken oder nur für die höchste. Wenn Habenposten in der Mahnung inbegriffen sind, können Sie angeben, ob Habenposten verwendet werden sollen, um die Mahnstufe zu senken, die für den Mahnungstext und die Mahngebühr verwendet werden soll. Der Mahnungsbericht mit den Berichtslayouts kann jeder Mahnvorlage einzeln zugeordnet werden. Der Mahnungstext kann mit Austauschvariablen für Zahlungsfrist (<PD>) eingegeben werden und/oder ein Datum, bis zu dem Zahlungen eingeschlossen sind (<PI>). Der Mahnungsausdruck wird dann anstelle der Austauschvariablen die tatsächlichen Datumsspezifikationen enthalten.
Mahngebühren können in der Mahnvorlage pro Mahnstufe definiert werden. Die Gebühr ist in der Mahnung entsprechend der höchsten Ebene in der Mahnung in Rechnungswährung gedruckt. Zinsen können berechnet und in Mahnungen gedruckt werden. Doch Zinsen für eine Rechnung werden immer mithilfe der Zinsmethode WhenDueForPayment berechnet, und zwar unabhängig von dem Zinsschema, das in dem Zinsvorschlag verwendet wurde, in dem die Rechnung enthalten war. Mahngebühr, sowie Zinsen in Mahnungen werden nur gedruckt und nicht aufgestellt.
Eine Mahnung kann erst nach der Bestätigung gedruckt werden.
Wenn eine Mahnung gedruckt worden oder per E-Mail, Fax oder als XML-Datei an den Mahnungsempfänger gesandt worden ist, wird die Rechnungsmahnstufe basierend auf dem letzten Mahndatum aktualisiert. Zusätzliche statistische Informationen werden erstellt, um angemahnte Elemente pro Vorschlag in der Mahnungshistorie anzuzeigen und den Betrag und die Häufigkeit von Mahnungen in mehreren Dimensionen zu analysieren. Die Statistikdaten decken angemahnte Elemente mit Fälligkeitsbetrag in Buchhaltungswährung und Rechnungswährung ab, sowie Mahngebühr und Zinsen. Mögliche Dimensionen sind z. B. Empfänger, Land und Debitoren-Kontakte.
Mahnungen können storniert werden und die Mahnstufe und das letzte Mahndatum werden pro Rechnungsrate zur vorherigen Stufe und dem vorherigen Mahndatum zurückgesetzt, bevor die Mahnung gedruckt wurde. Sie können die Mahnungen für einen ganzen Mahnvorschlag oder nur für einen einzelnen Empfänger stornieren. Wenn Sie die Mahnstufe auf der Rechnungsrate verringern, wird die Mahnung nur für die Rechnungsrate storniert.
Vor dem Eingeben von Informationen muss sichergestellt werden, dass die Basisdatenanforderungen (BDA) ordnungsgemäß im Rahmen des Prozesses zum Eingeben der Basisdaten für das Rechnungswesen und das Konfigurieren von Basisdaten für das Kundenkreditmanagement eingegeben wurden.