Dokument erstellen

Prozessbeschreibung

Ein Dokument besteht aus einer oder mehreren Seiten. Jede Seite kann eine oder mehrere Revisionen haben. Das Dokument als ein Ganzes wird Dokumenttitel genannt, und jede Revision einer Seite wird als Dokumentrevision bezeichnet.

Ein neuer Titel oder eine neue Seite kann manuell erstellt werden; anschließend kann eine Dokumentdatei damit verbunden werden. Bei einer großen Menge elektronischer Dokumente lässt sich ein Dateiimport-Dienstprogramm verwenden, um für die vorhandenen Dateien automatisch neue Titel und Seiten zu erstellen.

Genehmigungsprozess

Eine Dokumentrevision kann ein Genehmigungsverfahren haben. Das bedeutet, dass eine Liste von Personen erstellt werden kann, die eine Dokumentenrevision vor ihrer Freigabe elektronisch unterzeichnen müssen.

Weitere Informationen über Freigabeverfahren.

Dokumentstruktur

Dokumentenstrukturen sind sehr hilfreich bei der hierarchischen Anordnung von Dokumenten. Ein Dokument kann das übergeordnete Element mehrerer anderer Dokumente sein.

Dokumente und Objekte verbinden

Eine Dokumentenrevision kann mit einem Geschäftsobjekt verbunden werden. Die Dokumentenausgabe kann dann in die Dokumentationsübersicht eines Geschäftsobjekts eingefügt werden, und das Geschäftsobjekt ist dann Teil der Objektübersicht des Dokuments. Die Dokumentübersicht des Dokuments steht über den Link Dokumente im Bereich Anhangs zur Verfügung, und die Objektübersicht des Dokuments ist auf der Registerkarte Objekte unter Dokumentrevision verfügbar. In der nachstehenden Abbildung sind die Dokumentationsübersicht und die Objektübersicht dargestellt.

Zugriffskontrolle

Für eine Dokumentenrevision kann eine Zugriffskontrolle festgelegt werden. Dies dient zur Steuerung, welche Personen ein Dokument anzeigen und bearbeiten können. Es gibt drei Quellen für den Dokumentzugriff: Personen, Gruppen und Objekte. Es gibt auch drei Stufen des Zugriffs: Lesezugriff, Bearbeitungszugriff und Adminzugriff. Basierend auf diesen Zugriffseinstellungen kann entschieden werden, wer berechtigt ist, ein Dokument zu bearbeiten, anzuzeigen, oder zu verwalten. Der Ersteller der Dokumentrevision verfügt stets über die Administratorenrechte für diese Revision, aber diese Rechte können auch mit anderen geteilt werden. Der Status ("Freigegeben" oder "Veraltet") von Dokumenten kann nur von einem Anwender mit Administratorberechtigung geändert werden.

Genehmigte oder freigegebene Dokumente können angezeigt, aber nicht bearbeitet werden.

Weitere Informationen über Dokumentzugriff.

Anforderungen

Es kann angegeben werden, dass eine Ansichtskopie, eine Objektverbindung, das Löschen aller Revisionen und deren Kopien oder eine Sicherungskopie erforderlich ist.