Nach der Entwicklung des Dokuments besteht der nächste Schritt in der Genehmigung und Freigabe des Dokuments. Die Genehmigung ist eine Methode, mit der Bestimmt wird, ob das Dokument die gewünschte Qualitätsstufe erreicht hat. Ist mit der Dokumentrevision ein Genehmigungsverfahren verknüpft, müssen alle Schritte genehmigt werden, bevor der Status auf "Genehmigt" gesetzt werden kann.
Nachdem ein Dokument auf "Genehmigt" gesetzt wurde, kann es veröffentlicht werden. Der Status "Freigegeben" bedeutet, dass die Dokumentrevision in der Organisation verwendet werden darf. Vor der Freigabe des Dokuments ist es immer noch ein vorläufiges Dokument mit beschränkten Zugriffsrechten. Bei Freigabe der Dokumentrevision ist es üblich, die Zugriffsrechte zu aktualisieren, um die Dokumentrevision einer größeren Gruppe zugänglich zu machen. Wenn eine Objektverbindung für den Dokumententitel erforderlich ist, muss mindestens ein Objekt mit dem Dokument verbunden sein, bevor es freigegeben werden kann.