Neue Revision erstellen
Erläuterung
Diese Aktivität dient zum Erstellen einer neuen Revision für ein vorhandenes Dokument. Mithilfe des Befehls Neue Revision erstellen rufen Sie den Assistenten Neue Revision erstellen auf, der Sie durch den Prozess zur Definition einer neuen Revision und zum Kopieren von Bestandteilen der alten Revision in die neue Revision führt.
Durch Aktivieren der folgenden Optionen werden Daten in die neue Revision kopiert.
- Struktur kopieren: Wenn die alte Dokumentrevision untergeordnete Dokumente besitzt, werden diese bei aktivierter Option in die neue Revision kopiert.
- Zugriff kopieren: Bei aktivierter Option werden alle Zugriffsdatensätze aus der Registerkarte Dokumentrevision/Zugriff der ausgewählten Revision in die neue Revision kopiert. Objektgesteuerte Zugriffseinträge werden durch die Objektverknüpfung abgewickelt. Wenn die Option Zugriff kopieren aktiviert ist und die Person, welche die neue Revision erstellt, nicht der Person entspricht, von der die vorherige Revision erstellt wurde, verliert der frühere Ersteller den Administratorenzugriff auf die neue Revision. Der Grund besteht darin, dass der ursprüngliche Ersteller nicht standardmäßig vollen Zugriff auf alle späteren Versionen haben soll. Wenn der ursprüngliche Ersteller weiterhin Administratorrechte haben soll, kann der Zugriff manuell nach Erstellen der neuen Revision aktualisiert werden. Alternativ kann eine Dokumentengruppe mit Administratorrechten verwendet werden.
- Datei kopieren: Wenn für die alte Dokumentrevision eine Datei eingecheckt ist, wird die Datei bei aktivierter Option kopiert.
- Genehmigungsablauf kopieren: Wenn für die alte Revision ein Genehmigungsablauf vorliegt, wird er bei aktivierter Option kopiert.
- Feldwerte kopieren: Bei aktivierter Option werden die Korrespondenzinformationen der Registerkarte Dokumentrevision/Korrespondenz, das Feld „Beschreibung“ der Registerkarte Dokumentrevision/Seiten/Beschreibungen und die Felder „Notiz“, „Skala“ und „Ausgabegrund“ der Registerkarte Dokumentrevision/Allgemein kopiert.
Wenn für die alte Revision verknüpfte Objekte vorliegen, können diese Objektverknüpfungen in die neue Revision verschoben werden.
Sie können Objektverknüpfungen aus den alten Dokumentrevisionen durch die neuen Dokumentrevisionen aktualisieren lassen, indem Sie die Option Auswählen für diese Zeile der Objektverknüpfung aktivieren. Dies hat zur Folge, dass die Objektverknüpfung aus einer früheren Revision entfernt und in Abhängigkeit von dem Wert im Feld Aktualisierungsrevision in die aktuelle Revision verschoben wird:
- Fest - Die Objektverknüpfung wird nicht verschoben.
- Zuletzt freigegeben - Die Objektverknüpfung ist dynamisch, sodass stets eine Verbindung mit der zuletzt freigegebenen Revision des Dokuments hergestellt werden sollte.
- Letzte Version - Die Objektverknüpfung ist dynamisch, sodass stets eine Verbindung mit der zuletzt erstellten Revision des Dokuments hergestellt werden sollte.
Verwenden Sie die Schaltfläche Alle möglichen auswählen, um die Option Auswählen für alle Objektverknüpfungen zu aktivieren, die für die Dokumentrevision aktualisierbar sind.
Verwenden Sie die Schaltfläche Standard auswählen, um den Wert der Option Auswählen für alle Objektverknüpfungen gemäß der Standardkonfiguration zurückzusetzen.
Wenn die Anzahl verknüpfter Objekte größer ist als das Limit für Objektverknüpfungen, die im Assistenten angezeigt werden (Wert LMT_OBJ_CON_SHOW_WIZARD in Dokumentenstandardwerte), können Sie auswählen, ob die Standardkonfiguration verwendet werden soll oder ob alle oder keine der Objektverknüpfungen verschoben werden sollen.
Wenn die Option Voreinstellung verwenden ausgewählt wird, werden die Verknüpfungen gemäß den nachfolgenden Einstellungen im Feld Aktualisierungsrevision verschoben.
- Fest: Verknüpfungen werden nicht in die freigegebene Revision verschoben.
- Letzte Revision: Verknüpfungen verbleiben in der letzten Revision.
- Letzte freigegebene Revision: Verknüpfungen werden in diese Revision verschoben, die der zuletzt freigegebenen Revision entspricht.
Wenn die Option Alle Obj.-Verkn. verschieben ausgewählt wird, werden alle möglichen Objektverknüpfungen mit Ausnahme von Verknüpfungen, die einen der nachfolgenden Aktualisierungsrevisionstypen und Verknüpfungsstatus aufweisen, in die Dokumentrevision verschoben:
- Verknüpfungen mit dem Status Fest und Gesperrt
- Letzte Revision, sofern letzte Revisionen vorhanden sind
Wenn es sich bei der alten Revision um ein Strukturdokument handelt, kann die alte Revision in der Struktur durch die neue Revision ersetzt werden.
Voraussetzungen
- Der Anwender muss Zugriffsrechte für das Dokument haben, um die Revision ändern zu können.
- Wenn der Zugriff für Sie oder Ihre Gruppe auf „Bearbeiten“ oder „Admin“ eingestellt ist, können Sie eine neue Revision erstellen. Sollte der Zugriff für Sie oder Ihre Gruppe jedoch auf „Anzeigen“ eingestellt sein, können Sie keine neue Revision erstellen.
Auswirkungen
- Eine neue Revision des aktuellen Dokuments wird erstellt.
- Die Werte für die Struktur, den Genehmigungsprozess, die Dateien, den Zugriff und die Datensätze (inklusive der Korrespondenzinformationen) aus der alten Revision werden in die neue Revision kopiert, sofern sie im Assistenten ausgewählt wurden.
- Objekte werden automatisch mit der neuen Revision verknüpft, wenn das Feld Revision aktualisieren beim Erstellen der Objektverknüpfungen auf den Wert „Letzte Revision“ eingestellt wurde. Verschobene Objekte werden im Feld Kopierstatus als „Verschoben“ gekennzeichnet, damit sie zurückverschoben werden können, wenn die Revision als „veraltet“ gekennzeichnet wird.
- Die alte Revision wird in der Struktur durch die neue Version ersetzt, wenn die übergeordneten Dokumente der alten Revision den Status "Vorläufig" aufweisen.