Dokument einchecken
Erläuterung
Diese Aktivität dient zum Einchecken von Dokumentenrevisionen und ihren angefügten Dokumentendateien in das Repository. Nach dem Einchecken ist die Reservierung des Dokuments automatisch aufgehoben und sie ist für andere Anwender verfügbar.
Wenn mit der Dokumentenrevision keine Dokumentendatei verknüpft ist, kann eine Dokumentendatei an die Dokumentenrevision angefügt werden und beide können zusammen eingecheckt werden.
Eine Ansichtskopie kann auf zwei Arten zusammen mit der Dokumentdatei eingecheckt werden:
- Wenn IFS Aurena Agent installiert ist, müssen die Ansichtskopie und das Originaldokument am selben Ort gespeichert sein und denselben Dateinamen, aber unterschiedliche Dateierweiterungen haben. Zum Beispiel ist der Name der Ansichtkopie mydoc.pdf, während der Name der Originaldokumentendatei mydoc.doc lautet. Wenn Sie IFS Aurena Agent verwenden, müssen Sie die Ansichtskopie nicht manuell auswählen. Sobald Sie die Originaldatei auswählen und die angegebenen Bedingungen erfüllt sind, wird sie automatisch zusammen mit der Originaldatei eingecheckt.
- Ohne IFS Aurena Agent kann die Ansichtskopie in einem anderen Ordner als das Originaldokument gespeichert werden und muss nicht denselben Dateinamen wie das Original haben. In diesem Fall müssen Sie die Ansichtsdatei im Feld Datei zum Hochladen auswählen auswählen und den Schalter Ansichtsdatei hochladen aktivieren.
Andere Dateien können in eine Dokumentenrevision eingecheckt werden, wenn sie den gleichen Dateinamen, aber verschiedene Dateierweiterungen haben. Beim Einchecken eines Dokuments werden die Arten von Dokumenten, die eingecheckt werden können, im Feld Dateien von Typ des Dialogs Datei zum Einchecken auswählen angezeigt.
Für diese Aktivität wird IFS Aurena Agent verwendet. Einzelheiten zu den Dateivorgängen, die Aurena Agent unterstützt, finden Sie unter Verwendung von Aurena Agent in der Dokumentenverwaltung.
Voraussetzungen
- Bearbeitungszugriff für die Dokumentenrevision ist erforderlich.
- Eine vorhandene Dokumentenrevision muss ausgecheckt werden oder eine neue Dokumentenrevision wird ohne eine verknüpfte Dokumentendatei erstellt.
- Der Bearbeiter muss derjenige Anwender sein, der die Dokumentenrevision zuvor ausgecheckt hat.
- Der Dateityp des einzucheckenden Dokuments muss auf der Registerkarte EDM-Grundlagen/Dateitypen registriert werden.
Auswirkungen
- Die Dokumentendatei und die Ansichtskopiedatei (falls vorhanden) werden in das Repository eingecheckt.
- Wenn die Option Nach Einchecken einer initialen Datei, lokale Datei löschen im Fenster Anwendereinstellungen aktiviert ist, wird die Dokumentendatei beim ersten Einchecken am Speicherort des lokalen Auscheck-Pfads entfernt. Bei nachfolgenden Eincheckvorgängen wird die Datei immer aus dem lokalen Checkout-Pfad entfernt.