Dokumentrevision genehmigen
Erläuterung
Diese Aktivität dient zur Erteilung einer endgültigen Genehmigung in der Dokumentenrevision. Wenn Genehmigungsschritte für dieses Dokument definiert wurden, müssen alle Schritte im Genehmigungsablauf abgeschlossen und genehmigt werden, bevor dem Dokument der Status Genehmigt zugewiesen werden kann. Sobald die Genehmigung erfolgt ist, ist das Dokument fertig und kann veröffentlicht werden.
Das Genehmigen einer großen Anzahl von Dokumenten erfolgt im Hintergrund, wenn ein angegebener Grenzwert überschritten ist. Wenn die Anzahl der Dokumente unter dem angegebenen Grenzwert liegt, können Sie auswählen, ob der Vorgang im Hintergrund durchgeführt werden soll. Die Mindestanzahl von Dokumenten, für die das System automatisch einen Hintergrundjob erstellt, hängt von den Informationen ab, die für den Standardwert LIMIT_NORMAL_STATE_CHANGES in den Basisdaten angegeben wurden. Ein Hintergrundjob kann maximal nur 1000 Dokumente verarbeiten. Demzufolge hängt die Anzahl von Hintergrundjobs von der Anzahl der ausgewählten Dokumente ab. Beispiel: Wenn 1050 Dokumente auf einmal genehmigt werden sollen, werden bei der Genehmigung (automatisch) zwei Hintergrundjobs erstellt.
Voraussetzungen
- Der Status der Dokumentrevision muss entweder Vorläufig oder Genehmigung läuft lauten, damit der Unterbefehl Genehmigen aktiviert werden kann.
- Beim Verwenden eines Hintergrundjobs zum Genehmigen von Dokumentrevisionen kann ein Ereignis konfiguriert werden, dem Genehmiger E-Mails zu senden, wenn eines oder mehrere Dokumente nicht genehmigt wurden.
Wenn Dokumente im Hintergrund genehmigt werden und die folgenden Voraussetzungen für ein Dokument nicht erfüllt sind, wird dieses spezifische Dokument ignoriert. Die übrigen Dokumente werden jedoch genehmigt.
- Wenn der Status Vorläufig ist, darf die Dokumentenrevision keine Genehmigungsschritte enthalten.
- Wenn der Status Freigabe in Bearbeitung ist, müssen alle Schritte genehmigt werden.
- Wenn es sich um ein Strukturdokument handelt, müssen alle Unterdokumente genehmigt werden.
- Der Anwender muss Zugriffsrechte für das Dokument haben.
- Wenn das Dokument eine Dateireferenz hat, muss der Dateistatus Eingecheckt lauten.
- Wenn der Dokumententitel eine Ansichtsdatei erfordert, muss das Dokument über eine Ansichtsdateireferenz verfügen.
- Keine der Dateien (z. B. Original, Ansichtskopie, Kommentar, erweiterte Dateien), die in ein Dokument eingecheckt wurden, sollte sein leer (0kb).
- Sie können einen Security Checkpoint-Dialog konfigurieren, der angezeigt wird, wenn eine Dokumentrevision in den Status Genehmigt versetzt wird, indem Sie SET_APPROVED_SEC_CHKPT auf Y setzen. Diese Konfiguration kann zentral für alle Dokumentenklassen auf der Seite Dokumentenverwaltung > Basisdaten > Dokumentvorgabewerte angewendet werden. Wenn Sie sie nur auf bestimmte Dokumentenklassen anwenden möchten, können Sie dies auf der Registerkarte Dokumentklassenverwaltung > Dokumentvorgabewerte erledigen.
- Damit der Security Checkpoint-Prozess erfolgreich aktiviert werden kann, muss eine globale Konfiguration vorgenommen werden. Siehe Security Checkpoints für Genehmigungsprozess konfigurieren, um Security Checkpoints global zu aktivieren.
Hinweis: Wenn Sie B2B-Dokumentenklassen haben, können Sie diesen Standardwert nicht zentral für alle Dokumentenklassen festlegen. In diesem Fall können Sie die Einstellung für jede Dokumentenklasse in der Dokumentenklassenverwaltung überschreiben.
Auswirkungen
- An der genehmigten Dokumentendatei dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden.
- Wenn ein Hintergrundjob zum Genehmigen von Dokumentenrevisionen verwendet wird und ein Ereignis konfiguriert wurde, um dem Genehmiger E-Mails zu senden, und beliebige Dokumente nicht genehmigt wurden, erhält der Genehmiger eine E-Mail.
- Wenn SET_APPROVED_SEC_CHKPT auf Y gesetzt ist, öffnet sich ein Dialogfeld zur Sicherheitsprüfung, in das die Benutzer ihre Anmeldeinformationen eingeben können.