Die Funktion „Strukturdokumente“ ermöglicht die Erstellung einer gesamten Dokumentstruktur, die aus einem Dokument der obersten Ebene und einem oder mehreren Dokumenten der Unterebene besteht.
Ein Dokument wird dann als Strukturdokument definiert, wenn sein Titel erstmalig erstellt wird. Danach wird dieses Strukturdokument zum obersten Dokument in der Dokumentstruktur. Zur Erstellung einer mehrstufigen Dokumentstruktur werden Unterdokumente zum obersten Dokument und zu anderen Unterdokumenten hinzugefügt. Funktionen innerhalb des IFS/Dokumentenmanagement erleichtern das Hinzufügen von Unterdokumenten, die Verwaltung der Struktur und das Hinzufügen neuer Dokumentenrevisionen zu der Struktur.
Eine Dokumentstruktur ist ein Satz zugehöriger Dokumente in einer mehrstufigen Hierarchie. Das Dokument der obersten Ebene kann eine komplexe Zeichnung sein, wie z. B. ein Motor. Unterdokumente wären dann Zeichnungen, die verschiedene Teile des Motors zeigen. Oft bestehen Dokumentstrukturen aus komplexen mechanischen Zeichnungen, wie z. B. die in 3D-Programmen erstellten Zeichnungen. Für weitere Informationen siehe "Dokumentstrukturen".
Die Funktion "Strukturdokumente" ist folgendermaßen nützlich:
Beim Erstellen eines neuen Dokumententitels ist das Attribut der Dokumentstruktur oft am Dokumententitel ausgewählt. Sobald ein Dokumententitel zu einem Strukturdokument gemacht wurde, werden alle seine Dokumentenrevisionen automatisch zu Strukturdokumenten.
Ein Dokument wird dann als Strukturdokument durch Aktivieren der Option Struktur definiert, wenn sein Titel erstellt wird. Dokumententitel können auf einer oder mehreren Seiten erstellt werden. Wenn das Dokument nicht bei der erstmaligen Definition zum Strukturdokument gemacht wurde, kann es zu einem späteren Zeitpunkt zum Strukturdokument gemacht werden. Ein Dokumententitel kann nicht als ein Strukturdokument definiert werden, wenn es aus mehr als einem Blatt besteht.
Siehe Strukturdokumente und Blätter und Genehmigte und Freigegebene Dokumentstrukturen für Fälle, wenn ein Strukturdokument nicht definiert wurde.
Um übergeordnete und untergeordnete Dateinamen richtig zu speichern und ihre relativen Pfade zu verwalten, werden Regeln für Speichern der Dateien befolgt. Diese Regeln sind in der Aufzählungsliste unten aufgeführt. Beispiele für diese Regeln sind in der Tabelle zu finden.
Zeile |
Übergeordnete Datei |
Untergeordnete Datei |
Gespeicherter Dateiname |
Relativer Pfad |
| 1 | C:\mydocs\parent.dwg | C:\mydocs\sub\child1.dwg | child1.dwg | sub |
| 2 | C:\mydocs\parent.dwg | C:\mydocs\project\sub\child2.dwg | child2.dwg | project\sub |
| 3 | C:\mydocs\parent.dwg | C:\mydocs\child3.dwg | child3.dwg | |
| 4 | C:\mydocs\parent.dwg | C:\child4.dwg | Keine gespeicherte Datei | Nicht unterstützt |
Wenn ein neues Dokument als ein Strukturdokument definiert wird, kann es nur aus einem Blatt bestehen. Der Befehl Neue Seite erstellen im Strukturdokument ist nicht verfügbar oder eine Fehlermeldung wird angezeigt. Wenn ein vorhandenes Dokument aus mehr als nur einem Blatt besteht, kann dieses Dokument nicht als Strukturdokument definiert werden, solange nicht alle bis auf ein Blatt entfernt werden.
Historie ist für an der Dokumentenstruktur vorgenommene Änderungen protokolliert. Immer wenn ein Dokument mit der Struktur verknüpft oder davon getrennt werden, wird ein Ereignis protokolliert. Dieses Strukturereignis kann als Filter beim Suchen innerhalb der Registerkarte Dokumentenrevision/Historie verwendet werden.
Das Struktur-Attribut, das auf der Ebene der Dokumentenklassen festgelegt werden kann, führt dazu, dass neue Dokumente standardmäßig zu Strukturdokumenten werden. Dokumente, die vor der Änderung des Struktur-Attributs erstellt wurden, werden standardmäßig zu Nichtstrukturdokumenten, es sei denn, sie wurden manuell als Strukturdokumente definiert. Das Struktur-Attribut der Dokumentenklasse ist standardmäßig auf „Aus“ gesetzt.
Nachdem der Status eines Strukturdokuments auf „Genehmigt“ oder „Freigegeben“ gesetzt wurde, sind die Dokumente in der Struktur gesperrt. Ein Strukturdokument wird entsperrt, wenn es den Status „Vorläufig“ hat, und entsperrte Dokumente können geändert werden.
Dokumentvorlagen werden nicht mit Strukturdokumenten verwendet. Wenn, zum Beispiel, eine Dokumentvorlage untergeordnete Dokumente hat, werden diese untergeordneten Dokumente beim Erstellen eines neuen Strukturdokuments von der Vorlage ignoriert.
Dokument aktualisieren: Aktualisiert das aktuelle Dokument und seine Unterdokumente anhand der entsprechenden Struktur in der Datenbank.
Alle Dokumente aktualisieren: Aktualisiert alle Dokumente im Navigator anhand der entsprechenden Strukturen in der Datenbank.
Dokument der obersten Ebene entfernen: Ist nur für das oberste Dokument jeder Struktur aktiviert. Mit dieser Option werden das ausgewählte Dokument der obersten und die zugehörigen Dokumente auf niedrigeren Ebenen aus dem Navigator entfernen
Anzeige anpassen: Entscheidet, welcher Anzeigename im Navigator verwendet werden soll. (Möglich sind Schlüssel, Titel und eine Kombination aus Schlüssel und Titel)
Beim Erstellen neuer Dokumentenrevisionen innerhalb einer Struktur, spielt der Status des betroffenen Dokuments eine wichtige Rolle für die Auswirkungen auf die neue Revision und Struktur. Dokumente mit dem Status „Vorläufig“ werden anders behandelt als Dokumente mit dem Status Genehmigt oder Freigegeben.
Mit der Schaltfläche Revision ersetzen kann der Anwender die vorherigen Revisionen durch die aktuelle in allen Strukturen ersetzen, die mit den die vorherigen Revisionen verbunden waren. Sie können die Revisionen, die Sie ersetzen möchten, im Assistenten Revision ersetzen auswählen.
Wenn eine Struktur den vorläufigen Status für alle betroffenen Dokumente hat, können neue Dokumentenrevisionen problemlos erstellt werden. Das Dokument (600-126002-1-A1) erhält eine neue Revision (A1 zu A2), was sich auf die Struktur der neuen Revision und auf die Struktur der alten Revision auswirken wird.
In der neuen Revision (A2), wird das übergeordnete Dokument (600-126001-1-A1) in die neue Struktur verschoben. Die Unterdokumente (600-126003-1-A1 und 600-126004-1-A1) werden auch in diese neue Struktur kopiert. In der alten Revision (A1), wird das übergeordnete Dokument (600-126001-1-A1) getrennt und die ursprünglichen Unterdokumente bleiben.
Wenn in einer Dokumentstruktur für alle betroffenen Dokumente ein genehmigter oder freigegebener Status gilt, ist diese Struktur gesperrt und kann nicht geändert werden. Dem obersten Strukturdokument kann jedoch eine neue Dokumentenrevision zugeordnet werden. Beispiel:
Das oberste Strukturdokument erhält eine neue Revision.
Die Unterdokumente sind kopiert und zu der zweiten Struktur hinzugefügt. Wenn ein anderes als das oberste Strukturdokument eine neue Dokumentenrevision erhält, wird die neue Struktur vom obersten Dokument getrennt. Beispiel:
Das Dokument der zweiten Ebene erhält eine neue Revision und wird von der übergeordneten Position getrennt. Diese neue Revision erhält diese zwei Unterdokumente, die von der alten Revision kopiert wurden.
