Eine Personengruppe wird beim Definieren von Genehmigungsabläufen, Dokumentzugriff und Risikomanagement verwendet.
Es ist möglich, einer Person vorübergehend zu erlauben, ein Mitglied einer Gruppe zu sein, indem die Person zwischen spezifizierten Start- und/oder Enddaten aktiviert wird. So ist es einfacher, eine Ersatzperson zu bestimmen, wenn jemand abwesend ist.
Es ist möglich, keines, eines oder beide Daten (Gültig ab/Gültig bis) für eine Person in einer Gruppe zu bestimmen. Sie funktioniert folgendermaßen:
| Gültig von | Gültig bis | Beschreibung |
| X | X | Die Person ist in der Gruppe „Ab“ aktiv (umfasst das Datum „Gültig ab“) und die Person ist in der Gruppe „Bis“ aktiv (umfasst das Datum „Gültig bis“). |
| X | Die Person ist aktiv in der Gruppe „Ab“ (umfasst das „Gültig ab“-Datum). | |
| X | Die Person ist aktiv in der Gruppe „Bis“ (umfasst das „Gültig bis“-Datum). | |
| Die Person ist immer aktiv in der Gruppe. |
Eine Person kann ein Mitglied von vielen Personengruppen sein, die möglicherweise mit verschiedenen Daten definiert sind. Wenn für eine Person keine gültigen „Gültig ab“- und „Gültig bis“-Daten definiert wurden, ist er oder sie immer in der Gruppe aktiv.