Beim Verwalten großer Projekte mit vielen verschiedenen Dokumenttypen ist es wichtig, dass gesteuert wird, welche Dokumente an wen gesendet werden, wie der Empfänger diese Dokumente behandeln soll und bis wann diese Aktionen durchgeführt werden müssen. Es muss verfolgt werden, wie der Dokumentverlauf eingehender Dokumente aussieht, und wie und bis wann diese Dokumente behandelt werden müssen. Daher ist ein gut organisiertes System für die Steuerung des Dokumentendurchlaufs erforderlich.
Mit einer Dokumentenübertragung kann der Dokumentendurchlauf in und aus dem Büro (von und an Kunden, Berater und andere Beteiligte) gesteuert und dokumentiert werden.
Jede Dokumentenübertragung kann mit einem Projekt verknüpft werden (diese Verknüpfung ist optional, wird aber empfohlen, da ansonsten nicht alle Funktionen zur Verfügung stehen), das zuvor in IFS/Projekt definiert wurde. Jedes dieser Projekte kann in den Basisdaten mit Dokumentenklassen, einem Übertragungszähler, einem Übertragungsstatus und Empfängern verknüpft werden. Wenn ein Projekt mit einer Dokumentenklasse verknüpft ist, können nur Dokumente innerhalb dieser Klasse mit Dokumentenübertragungen für das jeweilige Projekt verknüpft werden. Anhand von Übertragungszählern wird konfiguriert, wie die Übertragungs-IDs für das Projekt generiert werden. Übertragungspositionsstatus dienen zum Überwachen aller Dokumente in der Übertragung (diese Status unterscheiden sich vom normalen Status einer Dokumentenrevision). Wenn Empfänger definiert sind, können Übertragungen innerhalb des Projekts nur an diese Empfänger gesendet werden.
Nach Erstellen einer Übertragung können ein oder mehrere Dokumente mit ihr verknüpft werden und sie kann an einen oder mehrere Empfänger gesendet werden. Ein Dokument kann mit mehreren Übertragungen verknüpft sein.
Um alle diese Aktivitäten schnell und einfach in einem Durchgang zu erledigen, kann der Übertragungsassistent verwendet werden.
Es gibt zwei Typen (oder Richtungen) von Übertragungen: eingehend und ausgehend. Wenn für Anwender A und Anwender B IFS/Dokumentenmanagement installiert ist und Anwender A eine ausgehende Übertragung erstellt, Dokumente anfügt und sie an Anwender B sendet, erhält Anwender B die Dokumente, erstellt eine eingehende Übertragung und fügt die Dokumente an. Folglich können beide Parteien die Aktivitäten der betreffenden Dokumente verfolgen.
Die Registerkarte „Empfänger/Projekt“ dient zum Eingeben von Details zu Empfängern der Dokumentübertragungen. Dokumentempfänger können Kunden, Lieferanten und Zulieferer sein. Der Kunde oder Lieferant muss auf der Seite Kunde bzw. Lieferant erfasst worden sein Sie können die Empfängeradresse aus den auf der Seite Kunde bzw. Lieferant angegebenen Adressen auswählen. Nur die Adressen mit dem Adresstyp Dokument werden für Übertragungsempfängeradressen berücksichtigt. Wenn ein Projekt mit der Übertragung verbunden ist und Ansprechpartner auf der Seite Ansprechpartner für Dokumentübertragungsempfänger für dieses Projekt definiert sind, können Sie eine der im Fenster Person registrierten Personen als Ansprechpartner aktivieren. Wenn keine Ansprechpartner für das Projekt definiert worden sind, wird die Liste der Personen den Kontakten des Kunden oder Lieferanten entnommen. Wenn bei beiden Personen definiert wurden, können Sie eine beliebige, in der IFS Cloud erfasste Person aktivieren. Wenn der Empfänger ein Subunternehmer ist, können Sie eine eingetragene Person als Subunternehmer aktivieren. In diesem Fall ist der Empfänger und der Ansprechpartner des Empfängers die gleiche Person. Wenn Sie zusätzliche Informationen eingeben möchten, zum Beispiel eine Person oder eine Adresse, die nicht in IFS Cloud erfasst ist, können diese im Feld Information eingegeben werden.
Nach Eingang einer Übertragung wird eine signierte Übertragungsbestätigung vom Empfänger an den Absender geschickt. Dies ist ein manueller Prozess, bei dem der Anwender die Bestätigung zur eingehenden Übertragung optional hinzufügt, die Bestätigung (ein signiertes Dokument oder möglicherweise eine E-Mail) an den Absender sendet und dann über einen Befehl den Status ändert. Als Nächstes werden die Dokumente überprüft und Kommentardateien erstellt. Genehmigungen und Kommentare für die Dokumentenübertragung werden gesendet.
Bevor eine Dokumentenübertragung gesendet werden kann, müssen die Dokumente in der Übertragung intern genehmigt und freigegeben werden. Sie müssen mindestens Lesezugriff auf die Dokumente der Übertragung besitzen, andernfalls werden die Dokumente ohne Dateien gesendet bzw. heruntergeladen. Dokumente können als Hardcopy oder per E-Mail gesendet werden oder auf einem FTP-Server freigegeben werden. Die ausgewählte Verteilungsmethode legt nicht die Aktionen des Systems fest, sondern gibt an, wie der Absender die Übertragung senden möchte. Der Dokumentenübertragungsbericht wird erstellt, wenn der Anwender im letzten Schritt des Assistenten auswählt, die Übertragung per E-Mail zu senden. Der Dokumentenübertragungsstatus wird aktualisiert. Nach dem Senden einer Übertragung geht vom Empfänger eine signierte Übertragungsbestätigung ein. Wenn die Bestätigung in einem elektronischen Datenformat erfolgt, kann diese Bestätigung als Dokument erstellt und mit der ausgehenden Dokumentenübertragung verknüpft werden. Daraufhin wird der Status der Übertragung aktualisiert. Andernfalls ist eine manuelle Änderung des Status möglich, ohne dass ein Bestätigungsdokument hinzugefügt werden muss. Der Empfänger einer eingehenden Übertragung kann die Bestätigung anhängen, die er an den Absender zurücksendet. Bei jedem Senden wird der Übertragungsstatus aktualisiert und schließlich gehen Kommentare ein. Die Kommentare müssen geprüft und eingecheckt werden, damit der Übertragungsstatus des Dokuments aktualisiert wird.
Für die Verteilung einer Hardcopy brauchen Sie keine Optionen auszuwählen. Wenn Sie die Übermittlung per E-Mail wählen, öffnet sich der E-Mail-Client. Wenn Sie den E-Mail-Client schließen, ohne die E-Mail zu senden, bleibt der Übertragungsstatus unverändert auf „Vorläufig“. Der Übermittlungsstatus ändert sich nur dann in „Gesendet“, wenn Sie die E-Mail über den E-Mail-Client senden.
Wenn Sie nicht mindestens Lesezugriff für ein mit der Übertragung verknüpftes Dokument besitzen, erscheint in diesem Schritt eine Warnung, die Sie darüber informiert, dass die betroffenen Dateien nicht gesendet bzw. heruntergeladen werden.
Eine Übertragung kann einen der folgenden Status haben: Ein Status ermöglicht die Fortschrittsüberwachung der Dokumentenübertragung.
| Status | Richtung | Beschreibung |
| Vorläufig | Zu/Ab | Eine neue Übertragung erhält automatisch den Status Vorläufig. In diesem Status können einer Übertragung Dokumente hinzugefügt werden. |
| Versandt | Gehen | Eine Übertragung erhält den Status Gesendet, wenn der Anwender die Übertragung mithilfe des Assistenten sendet. Sobald sich die Übertragung im Status Gesendet befindet, können keine weiteren Dokumente hinzugefügt werden. Nach dem Versand der Übertragung können jedoch noch Bestätigungen hinzugefügt werden. Darüber hinaus können auch Kommentardateien hinzugefügt werden, sobald sich die Dokumentenübertragung im Status Bestätigung erhalten befindet. |
| Erhalten | In | Der Status Eingegangen muss manuell vom Anwender festgelegt werden, wenn er der Übertragung eingegangene Dokumente hinzugefügt hat. Wenn die Übertragung im Status Eingegangen vorliegt, können keine weiteren Dokumente hinzugefügt werden. Allerdings können im Übertragungsstatus Empfangen noch Bestätigungen hinzugefügt werden. Darüber hinaus können auch Kommentardateien hinzugefügt werden, sobald sich die Dokumentenübertragung im Status Bestätigung gesendet befindet. |
| Bestätigung erhalten | Gehen | Dieser Status wird automatisch festgelegt, wenn der Anwender eine Bestätigung an eine gesendete Übertragung anhängt. Wenn die Bestätigung nicht in elektronischer Form vorliegt, kann der Anwender diesen Status manuell festlegen, ohne ein Dokument anzuhängen. |
| Empfangsbestätigung gesendet | In | Der Empfänger der eingehenden Übertragung fügt der Übertragung eine Bestätigungsdatei (mithilfe des Befehls Bestätigung hinzufügen) hinzu, die an den Absender zurückgesendet wird. Wenn dies erfolgt ist und die Bestätigung an den Absender gesendet wurde, legt der Anwender diesen Status manuell mithilfe des Befehls Bestätigung senden fest. |
| Kommentare gesendet | In | Der Empfänger der eingehenden Übertragung fügt Kommentare hinzu, sendet diese zurück an den Absender der Übertragung, und legt dann manuell den Status auf Kommentare gesendet fest. |
| Kommentare erhalten | Gehen | Dieser Status wird festgelegt, wenn die erste Kommentardatei (es können mehrere vorliegen) eingegangen ist und zu einem Dokument in der Übertragung hinzugefügt wurde. |
| Geschlossen | Zu/Ab | Der Status wird manuell für beide Richtungen festgelegt. |
Alle im Rahmen einer Dokumentenübertragung durchgeführten Änderungen und Aktivitäten werden mit unterschiedlichen Kategorien protokolliert (z. B. Dokument hinzugefügt, Dokument entfernt, gesendet, empfangen, Metadaten geändert usw.). Diese Informationen können verwendet werden, um eine Dokumentenübertragung gegebenenfalls nachzustellen (d. h. mithilfe der Historie kann der Benutzer erfahren, wie die Übertragung zu einem bestimmten Zeitpunkt aussah).
Es ist möglich, eine Dokumentübertragung im vorläufigen Status zu löschen, wenn Sie der Ersteller der Übertragung sind. Sie müssen alle Dokumente trennen, und wenn die Übertragung mit einem Projekt verknüpft ist, trennen Sie das Projekt, bevor Sie die Übertragung löschen.
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