Jeder Dokumententitel besteht aus einer oder mehreren Revisionen. Die Titelinformationen gelten für alle Revisionen eines Dokuments.
Mit jeder Revision kann eine EDM-Datei oder ein Genehmigungsablauf verbunden werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, Geschäftsobjekte mit Dokumenten zu verbinden.
Informationen zu Dokumentenrevisionen können auf zwei Arten angezeigt werden. Durch Auswahl der Seite Dokumentrevisionen im Navigator kann auf eine Übersichtsseite mit allen Dokumentrevisionen zugegriffen werden, oder es kann eine Teilmenge aller Dokumentenrevisionen angefragt werden. Es ist möglich, Informationen in diesem Übersichtsfenster beizubehalten. Statusänderungen können jedoch nur auf der Seite Dokumentrevision vorgenommen werden.
Auf der Registerkarte „Dokumentenrevision/Allgemein“ können Sie Revisionsinformationen und Statusänderungen verwalten.
Veraltete Dokumentenrevisionen können unter Dokumentrevision und Dokumentrevisionen gelöscht werden. Ebenso können Dokumentenrevisionen gelöscht werden, die keine Objektreferenzen haben und in keiner Struktur verwendet werden. Alle entsprechenden Arbeitspläne und Referenzen zu EDM-Dateien werden ebenfalls gelöscht. Nachdem die letzte Revision gelöscht ist, wird auch der Dokumententitel automatisch entfernt.
Diese Registerkarte „Dateireferenzen“ dient zur Anzeige der Dateien, die zu einer Dokumentrevision hinzugefügt wurden. Verwenden Sie die Option Datei löschen, um eine Dateireferenz für jede Datei zu löschen.
Erstellen: Sie können eine neue Dokumentrevision mit einem neuen Titel oder eine neue Revision einer vorhandenen Dokumentrevision erstellen.
Ändern: Einige Felder können geändert werden. Statusänderungen können nur auf dieser Seite durch Auswahl des entsprechenden Status im Menü erfolgen.
Entfernen: Veraltete Dokumentrevisionen können gelöscht werden. Die Dokumentrevision darf keine Objektreferenzen haben. Die EDM-Datei muss physisch gelöscht werden, wobei sie zuvor als "Veraltet" gekennzeichnet werden muss, damit Löschen zulässig ist. Beim Löschen einer Dokumentrevision werden alle Verbindungen, wie z. B. die Seite der Dokumentrevision und der Dokumentgenehmigungsablauf, ebenfalls gelöscht. Wenn die letzte Revision gelöscht wird, wird der Dokumententitel automatisch entfernt.
Der Revisionsstatus des Dokuments kann einen der folgenden Werte haben: Vorläufig", "Freigabe in Bearbeitung", "Genehmigt", "Freigegeben" oder "Veraltet". Beim Erstellen eines Dokuments wird der Status automatisch auf "Vorläufig" gesetzt.