Mit dem erweiterten Dokumentennummerngenerator lässt sich die Zuweisung von Dokumentennummern besser steuern. Mit der standardmäßigen Nummerngenerierung generiert das System entweder eine Nummer über die interne Dokumentennummernreihenfolge oder die Eingabe erfolgt manuell durch den Anwender. Durch den Einsatz von Nummernzählern und Reservierungslisten sorgt der erweiterte Dokumentennummerngenerator für eine verbesserte Steuerung der Dokumentennummerierung.
Hinweis: Beim Verwenden der erweiterten Nummerngenerierung wird die vom Anwender angegebene Nummer vom System ignoriert. Dies ist beabsichtigt. Somit wird sichergestellt, dass der Administrator von IFS/Dokumentenmanagement die vollständige Kontrolle über die Generierung von Dokumentennummern hat. In Zukunft wird möglicherweise eine dritte Option zur Verfügung gestellt, die der erweiterten ähnelt, dem Anwender jedoch das Überschreiben der Nummer erlaubt.
Ein Nummernzähler zählt Nummern, wobei er mit einem angegebenen Startwert beginnt und aufsteigend zählt. Der Anwender entscheidet, wie viele Stellen die Nummer haben soll. Die Nummer 10 kann zum Beispiel als Dokumentennummer 00010 angezeigt werden. Wird die Länge mit dem Wert 0 (Null) festgelegt, generiert das System Nummern in der benötigten Länge. Die Nummer 100 wird dann zum Beispiel mit drei Stellen angezeigt, während die Nummer 1500 über vier Stellen verfügt. Optional lässt sich hinzufügen, dass der Dokumentennummer ein Präfix oder Suffix angefügt wird, z. B. P00010S.
Jeder Nummernzähler wird durch einen ID1- und ID2-Wert identifiziert. (Stellen Sie sich diese Werte als ID und Unter-ID des Nummernzählers vor. Die beiden IDs werden weiter unten in diesem Dokument erläutert).
Beispiel:
| ID1 | ID2 | Start | Länge | Präfix | Suffix | Beschreibung |
| MDRAW | - | 1 | 5 | M | Hauptzähler für Mechanikzeichnungen | |
| MDRAW | P1 | 1 | 4 | MP1 | Zähler für Mechanikzeichnungen in Projekt 1. |
In der obigen Konfiguration ist der erste der beiden Nummernzähler der Haupt- oder Standardzähler. Der Bindestrich (-) im Feld ID2 kennzeichnet diesen als Standardzähler.
Für jede Dokumentenklasse, die Nummernzähler verwendet werden soll, muss die zu verwendende Nummernzähler-ID1 konfiguriert werden. Dies sorgt dafür, dass das System bei der Erstellung eines neuen Dokuments diese Nummernzähler-ID1 automatisch eingibt bzw. auswählt. Ohne weiteres Zutun des Anwenders wird der Standardnummernzähler zum Generieren der Dokumentennummer verwendet. Die entsprechenden erforderlichen Einstellungen werden im weiteren Verlauf dieses Dokuments beschrieben.
Stellen wir uns vor, dass in obigem Beispiel ein Anwender an Projekt 1 arbeitet und ein Dokument erstellen will. Anstatt das System den Standardanzahlzähler verwenden zu lassen, kann der Anwender den MDRAW-Zähler manuell mit einem ID2 -Wert von P1 auswählen. Dadurch wird dem neuen Dokument des Anwenders stattdessen die nächste verfügbare Nummer aus dem Nummernzähler MDRAW P1 zugewiesen.
Wenn es nur einen Nummernzähler mit einem bestimmten ID1-Wert gibt, wird immer dieser Zähler verwendet. (Es wird nie der Bedarf für einen Anwender bestehen, ID2 auszuwählen, selbst wenn der Wert für ID2 nicht auf - gesetzt ist.)
Eine Reservierungsliste ist ein Basisdatenobjekt, das verwendet wird, um eine Liste von gebuchten oder reservierten Dokumentennummern zu speichern. Jede Nummer kann über eine Bemerkung verfügen, die den Zweck der Nummer beschreibt. Häufig wird eine Nummer für ein bestimmtes Projekt oder ein bestimmtes Paket von Dokumenten verwendet. Eine Reservierungsliste ist nützlich, wenn Sie wissen, dass Sie mehrere Dokumente von einer externen Partei erhalten werden, und dieser externen Partei eine Liste von Nummern senden möchten, damit sie die Nummern in die Überschriften der Dokumente einfügen kann.
Da Buchungsnummern reserviert sind, wird das System diese Nummern nie durch einen Nummernzähler generieren. Ein Anwender kann jedoch immer noch versehentlich eine gebuchte Nummer (oder eine Nummer, die von einem Nummernzähler generiert werden könnte) manuell eingeben, wenn die Standardnummerngenerierung verwendet wird. (Weiter unten werden die Standard- und die erweiterten Dokumentennummerngeneratoren ausführlich beschrieben). Stellen Sie sich eine Reservierungsliste wie einen reservierten Nummernbereich vor, der durch einen Nummernzähler generiert wird.
Die zu buchenden Nummern werden über einen Nummernzähler generiert und beginnen mit dem aktuellen Wert des Nummernzählers. Durch das Generieren von Nummern aus einem Nummernzähler in einer Reservierungsliste werden diese Nummern reserviert. In der Liste der reservierten Nummern sind keine Lücken zulässig (der Schritt zwischen jeder Nummer ist immer 1).
In einem Arbeitsgang können nur 100 gebuchte Nummern generiert werden. Wenn zum Beispiel 150 Nummern gebucht werden sollen, müssen zuerst 100 und dann 50 Nummern generiert werden.
Bevor das System den erweiterten Dokumentennummerngenerator statt des Standardnummergenerators verwendet, muss der Systemadministrator das Merkmal "Erweiterter Dokumentennummerngenerator" aktivieren. Ist das Merkmal nicht aktiviert, ignoriert das System etwaig ausgewählte Nummernzähler oder Reservierungslisten. Das Merkmal kann für alle oder einzelne Klassen eingerichtet werden.
Die Aktivierung dieses Merkmals ist im Abschnitt "Konfiguration" in diesem Dokument beschrieben.
Der Gebrauch des erweiterten Nummerngenerators ist einfach. Dem Anwender stehen beim Erstellen eines neuen Dokuments zwei Optionen zur Verfügung (im Fenster Dokumententitel):
Ist für eine bestimmte Dokumentenklasse ein Nummernzähler eingerichtet, wird das System immer diesen Nummernzähler für diese Klasse verwenden, solange keine Reservierungsliste ausgewählt ist. Ist eine Reservierungsliste konfiguriert und ausgewählt (Auswahl erfolgt manuell), überschreibt diese Reservierungsliste die Nummernzählereinstellungen, und die Nummern werden stattdessen von der ausgewählten Reservierungsliste abgerufen. Nachdem eine Nummer von einer Reservierungsliste abgerufen wurde, wird die Nummer aus der Reservierungsliste entfernt, damit sie nicht erneut verwendet wird.
Neben dem Erstellen der tatsächlichen Nummernzähler und der Reservierungslisten muss der Systemadministrator den erweiterten Dokumentennummerngenerator für eine Dokumentenklasse aktivieren.
Legen Sie auf der Registerkarte Dokumentengrundlagen/Standardwerte den Standardwert NUMBER_GENERATOR auf den Wert „ADVANCED“ fest. Über die globalen Standardwerte lässt sich dieser Wert für alle Klassen festlegen. Für einzelne Dokumentenklassen wird die Option "Dok.Grundlagen/Klasse" verwendet.
Setzen Sie den Standardwert NUMBER_COUNTER auf den ID1-Wert des Nummernzählers, den Sie für eine bestimmte oder alle Klasse(n) verwenden wollen. Wenn dieser Wert nicht festgelegt ist, wird dem Anwender beim Erstellen eines neuen Dokuments im Feld Nummernzähler ID1 keine Nummernempfehlung angezeigt. Der Anwender muss dann manuell Werte für die beiden Felder Nummernzähler ID1 und Nummernzähler ID2 auswählen. Die Anwender kann jedoch auch eine Reservierungsliste verwenden, sofern vorhanden.