In diesem Dokument wird auf hoher Ebene erläutert, welche digitalen Signaturen verwendet werden, und wie sie in der Dokumentenmanagement-Funktion eingesetzt werden können. Technische Informationen finden Sie in der Technischen Dokumentation zu IFS Cloud (siehe unten).
Hinweis: Digitale Signaturen werden derzeit nur für PDF-Dateien unterstützt. Wenn Sie also ein Dokument mit einer Word-Datei als Original signieren möchten, müssen Sie zum Signieren auch eine Ansichtskopie im PDF-Format erstellen.
Signaturen im digitalen Zeitalter basieren auf einer starken kryptographischen Technologie und verwenden digitale Zertifikate. Auf einer hohen Ebene wird einem Anwender ein bestimmtes Zertifikat zugewiesen. Dieses Zertifikat kann dann verwendet werden, um eine digitale Information wie eine Dokumentdatei (im Folgenden als Dokumentbezeichnet) sicher zu signieren. Optional können die Zertifikate selbst für eine zusätzliche Vertrauensstufe von speziellen Zertifizierungsstellen zertifiziert werden.
Der wahrscheinlichste Weg, mit digitalen Signaturen für die Dokumentenverwaltung zu arbeiten, ist der, das persönliche Zertifikat, das einem Anwender zugewiesen ist, auf die Datei anzuwenden, die mit einer Dokumentenrevision verknüpft ist. Dies kann zu einem beliebigen Zeitpunkt erfolgen. Es ist jedoch üblich, das Dokument zu unterschreiben, wenn ein Dokument genehmigt oder freigegeben wird, und wenn ein Genehmigungsschritt für die Dokumentenrevision genehmigt wurde, falls diese verfügbar ist.
Die Methode, ein Zertifikat auf eine Dokumentdatei zum Signieren des Dokuments anzuwenden, besteht darin, eine Ereignisaktion zu verwenden, die mit einem Standard- oder benutzerdefinierten Ereignis verknüpft ist. In der Dokumentenverwaltung sind einige Ereignisse vorinstalliert, die an bestimmten Punkten ausgelöst werden. Für diese Ereignisse müssen Ereignisaktionen mithilfe des Ereignisaktionstyps Online-SQL konfiguriert werden. In diesen Ereignisaktionen wird ein PL/SQL-Code zum Aufrufen von Framework-Methoden geschrieben, um die eigentliche Signatur der Dokumente durchzuführen.
Es ist möglich, einer Datei mehr als eine Signatur hinzuzufügen. Dies bedeutet, dass mehrere Personen die Datei mit ihrem Zertifikat signieren können. In der Regel kann jedes Mal, wenn ein Genehmigungsschritt genehmigt wird, eine Signatur zum Dokument hinzugefügt werden. Am Ende kann die Datei auch zertifiziert(siehe unten) und für weitere Signaturen gesperrt werden.
Technisch gesehen kann eine Datei nur auf eine Art signiert werden, indem ein digitales Zertifikat auf sie angewendet wird. Wenn Sie jedoch eine Datei signieren, können Sie bestimmte Kennzeichen setzen, um die Signatur zu steuern. Eines dieser Kennzeichen steuert, ob die Datei geändert werden kann, nachdem sie signiert wurde. Dieses Kennzeichen wird verwendet, um die Signatur zu zertifizieren.
Wenn die digitale Signatur auf Papier gedruckt werden muss, ist es möglich, eine visuelle Darstellung derselben zur Signatur selbst hinzuzufügen. Dies wird als Signaturanzeige bezeichnet und besteht aus mehreren Teilen:
Die folgenden Ereignisse sind bei der Anwendung eines Zertifikats auf ein Dokument nützlich:
Für volle Flexibilität kann eine Ereignisaktion zum Signieren eines Dokuments auch mit einem benutzerdefinierten Ereignis verknüpft werden. Dies bedeutet, dass es möglich ist, ein Dokument zu einem beliebigen Zeitpunkt zu signieren, der am besten zu Ihren Prozessen passt.
Informationen zum Erstellen von Ereignisaktionen, die mit diesen Ereignissen verknüpft sind, finden Sie in der technischen Dokumentation unter folgendem Pfad: IFS/Installationshandbuch / Zusätzliche Installationsoptionen / IFS Cloud Geschäftskomponenten / Dokumentenmanagement (DOCMAN) / Digitale Signaturen.