Die Verwaltung von Verträgen und die finanzielle Kontrolle von Verkaufsverträgen ist für vertragsintensive Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Die Verwaltung von Verträgen mit Revisionskontrolle und die Abwicklung von Erlösen mithilfe von Teilabrechnungen sind unerlässlich.
Es ist wichtig, dass der Prozess des Antwortens auf und Erstellens von Ausschreibungen für spätere Bezugnahme aufgezeichnet wird. Er dient als Basis zur Überwachung von Verhandlungsfortschritten sowie zur Verfolgung der Umwandlung vom Angebot zum Vertrag. Bei Kaufverträgen müssen die Kosten kontrolliert werden, der Arbeitsfortschritt muss erfasst werden, und Überprüfungen der Vertragsbasis müssen möglich sein, während Zahlungsaufforderungen und Inkassoaktivitäten verwaltet werden.
Der Auftragnehmer erhält Ausschreibungen von Interessenten und muss die Angebote innerhalb der Einschränkungen der Ausschreibung erstellen sowie die Inkassoaktivitäten verwalten.
Die Funktion für das Kaufvertragsmanagement umfasst folgende wichtige Funktionen:
Der Kaufvertrag durchläuft normalerweise folgende Phasen:
Beim Erhalt einer Ausschreibung (ITT) oder von Informationen zu potenziellen Verträgen auf anderem Wege wird ein Kaufvertrag mit dem Status „Nachfrage“ erstellt. Der erwartete Zeitpunkt der Kundenantwort auf das Angebot wird ebenfalls erfasst und zur Verfolgung der Antwortdauer bei Ausschreibungen verwendet.
Der Vertrag kann in dieser Phase mit Leistungen verknüpft sein oder auch nicht.
Wenn die Ausschreibung interessant ist, kann der Verkaufsvertrag in eine Schätzphase übergehen, in der zusätzliche Informationen erlangt werden und eine ausführlichere Kalkulation erstellt wird. Während dieser Zeit können verschiedene Kalkulationen erstellt werden, möglicherweise durch Simulationen. In dieser Phase wird in der Regel entschieden, ob es sich lohnt, ein Angebot für den potenziellen Auftrag abzugeben oder ob er als nicht ausgeschriebener Auftrag eingestuft werden sollte.
Bei der Entscheidung, weiterhin für den Auftrag zu bieten, wird dem Kunden ein Angebot unterbreitet. Das Angebot sollte der Vertragskalkulation entsprechen und enthält gewöhnlich Dokumente in dem vom Kunden geforderten Format. Beim Senden eines Angebots wird der Zeitpunkt der Übertragung direkt im Vertrag festgehalten, sodass die Ausschreibungsdokumente direkt mit der Übertragung verknüpft werden können.
Es ist wahrscheinlich, dass der Lieferant und der Kunde während der Vertragsdauer mehrere Verhandlungsprozesse durchgehen. Ein zusätzlicher Status – ein Unterstatus – ist verfügbar, um solche Prozesse zu identifizieren. Diese können systemweit definiert werden.
Nachdem eine Vereinbarung mit dem Kunden erreicht worden ist, wird der Vertrag vergeben. Von diesem Punkt an ist es möglich, Zahlungsaufforderungen zu erstellen, die Übermittlung ist jedoch erst nach Aktivierung des Vertrags möglich. Bei der Vertragsvergabe kann auch der Grund für den Vertragszuschlag erfasst werden.
Es ist üblich, im Rahmen einer Prüfungsphase Vertragsinhalte zu diskutieren, Änderungen vorzunehmen, Änderungsaufträge (Abweichungsaufträge) zu bearbeiten usw., die zum Vergabezeitpunkt nicht vom Vertrag abgedeckt waren. Vor dem Aktivieren einer neuen Vertragsrevision für diese Änderungen müssen verknüpfte Änderungsaufträge aktiviert und genehmigt worden sein. Solche Änderungen können während der Vertragsdauer bei Bedarf vorgenommen werden. Es ist möglich, die Prüfungsphase bei Bedarf zu umgehen und den Vertrag direkt zu aktivieren.
Nachdem die Vertragsinhalte abgestimmt worden sind, ist die Arbeit vertragsgemäß auszuführen. Dies ist in der Regel der Zeitpunkt, an dem Sie die Arbeit aufnehmen und mit der Abschlagsrechnung beginnen. Wenn Zahlungsaufforderungen zur Abrechnung verwendet werden, können Zahlungsanfragen übermittelt werden.
Sobald die Arbeit gemäß dem Vertrag abgeschlossen ist, geht sie in den Status „Abgeschlossen“ über. Es ist weiterhin möglich, Zahlungsanfragen zu versenden, Rechnungen zu erstellen und Zahlungen zu erhalten.
Nachdem die Arbeit und die Rechnungsstellung abgeschlossen worden sind, wird der Vertrag geschlossen. Es ist nicht länger möglich, Zahlungsanfragen zu versenden, Rechnungen zu erstellen oder Zahlungen zu erhalten.
Wenn der Vertrag aus irgendeinem Grund nicht mehr gültig ist (z. B. wenn er während einer Angebotsphase erstellt wurde, der Kunde sich aber gegen eine Fortsetzung entschieden hat), kann er gekündigt werden.
Wenn keine Vereinbarung mit dem Kunden erzielt worden ist und ein Mitbewerber den Vertragszuschlag erhält, kann der Grund für den Nichtzuschlag erfasst werden. Diese Informationen können dann für weitere Analysen verwendet werden, um Probleme zu beheben oder bestehende Routinen zu verbessern und so die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, in Zukunft Aufträge zu erhalten.
Manchmal ist es erforderlich, einen Vertrag zurückzustellen. Dafür kann es mehrere Gründe geben: Der Kunde braucht vielleicht mehr Zeit, bevor er eine Entscheidung trifft, ihm gehen die Mittel aus, oder er bewirbt sich um einen Hauptauftrag und hat beschlossen, im Moment nicht weiterzumachen. Unabhängig von dem jeweiligen Grund handelt es sich beim Zurückstellen eines Vertrags lediglich um Informationen zusätzlich zum Status des Vertrags. Wenn Zahlungsaufforderungen verwendet werden, wird das System beim Versuch, neue Aufforderungen zu erstellen oder vorhandene bearbeiten, Erinnerungsnachrichten aussenden.