Verträge und Projekte unterliegen Änderungen. Anforderungen für Änderungen können intern sein, wie z. B. Ideen für Verbesserungen, und extern, wie z. B. Änderungsanträge durch ein Kunden für einen vorhandenen Vertrag, Auftrag, für eine gesetzliche Anforderung usw. Vertragsänderungsmanagement bietet die Möglichkeit zum Erfassen von Änderungen, Analysieren der Auswirkungen und zum Begründen der Änderungen vor ihrer Implementierung. Die gesamte Implementierung erfolgt im Projekt, Kaufvertrag oder Untervertrag, während der Änderungsauftrag die Begründung für die durchzuführende Änderung darstellt. Es kann mehr als einen Kunden, Lieferanten oder Unteranbieter geben, der durch die vorgeschlagene Änderung betroffen sein wird. Es ist möglich, Änderungsaufträge als zugehörige Unteraufträge miteinander zu verknüpfen. Auf diese Weise hat jeder betroffene Vertrag bzw. jedes Projekt seinen eigenen Änderungsauftrag. Die Person, die die Änderung angefordert hat, oder die verantwortliche Person kann über den Status der angeforderten Änderung in regelmäßigen Abständen informiert werden. Es kann optional eine Genehmigung mit jeder Statusänderung des Änderungsauftrags verknüpft sein. Die Genehmigung kann manuell eingerichtet werden oder auf dem Änderungstyp des Änderungsauftrags basieren, oder sogar auf Genehmigungsregeln basieren, die den finanziellen Wert des Änderungsauftrags berücksichtigen, bevor die Genehmigung automatisch eingerichtet wird.
Die Phasen, die zum Vertragsänderungsmanagement gehören, sind:
Wenn eine Änderungsanfrage von einer internen oder externen Partei eingeht, können Sie alle Informationen im Änderungsauftrag zur weiteren Prüfung erfassen. Ein Änderungsauftrag wird dann erstellt im Vorläufig-Status. Es ist auch möglich, den Änderungsauftrag zu klassifizieren und priorisieren.
Nachdem die Änderungsaufträge geprüft wurden, können Sie entscheiden, mit welchen Aufträgen fortgefahren wird und welche abgelehnt werden. Es ist möglich, die Änderungsaufträge auf den Status Analyse gestartet oder Storniert zu setzen oder den Status Vorläufig beizubehalten.
Wenn der Änderungsauftrag mit einem Untervertrag verknüpft und der Lieferant für diesen Vertrag als Business-to-Business (B2B)-Lieferant definiert ist, kann der Änderungsauftrag für den Lieferanten sichtbar gemacht werden. Dies erfolgt durch Einstellung des B2B-Status des Änderungsauftrags auf Freigegeben.
Der B2B-Lieferant kann auch neue Änderungsaufträge für einen ausgewählten Vertrag erstellen und diesen an den Vertragsinhaber übermitteln.
Änderungsaufträge, die die erste Prüfung durchlaufen haben, müssen in Bezug auf Auswirkungen und die erforderlichen Aktionen für die Implementierung analysiert werden. Die Änderung kann Auswirkungen in Bezug auf den finanziellen Aspekt, Umfang, Zeitplan und die Risiken usw. haben. Es können auch andere Verträge vorhanden sein, oder Projekte, die durch diese Änderung betroffen sind und zugehörige Änderungsaufträge benötigen, die definiert werden, um diese Änderungen zu bearbeiten. Kontakte, andere Objekte und Aufgaben, die relevant für den Änderungsauftrag sind, können auch definiert werden. Solche Informationen werden im Änderungsauftrag Vertrag erfasst und der Status wechselt zu Analysiert.
Ein Änderungsauftrag muss in der Regel genehmigt werden vor der Implementierung. Eine interne Genehmigung kann durch verschiedene Schritte in einem Genehmigungsablauf erfolgen (dies kann auch für jede andere Statusänderung erfolgen). Es kann auch erforderlich sein, eine externe Genehmigung z. B. vom Kunden zu erhalten. In diesem Fall wird der Übermittlung genehmigt-Status verwendet, um anzugeben, dass die Informationen im Änderungsauftrag bereit sind, an eine externe Partei übermittelt zu werden. Im Änderungsauftrag kann die Genehmigung oder Ablehnung der externen Partei erfasst werden. Mit dem Änderungsmanagement haben Sie die Flexibilität, zu einer beliebigen Statusänderung eine Genehmigung hinzuzufügen, und Sie haben verschiedene Genehmigungen, die auf dem finanziellen Wert des Änderungsauftrags basieren, bzw. es kann auch gar keine Genehmigung erforderlich sein.
Wenn ein Änderungsauftrag intern und extern genehmigt wurde, kann er auf den Status Genehmigt gesetzt werden.
Nachdem der Änderungsauftrag genehmigt wurde und für die Durchführung bereit ist, kann der Status auf Aktiv gesetzt werden. Zu diesem Zeitpunkt kann die Arbeit gemäß der angeforderten Änderung ausgeführt werden. Alle Implementierungen einer Änderung erfolgen in dem Projekt, Kaufvertrag oder Untervertrag. Dazu müssen Sie den Projektplan durch Hinzufügen oder Aktualisieren von Vorgängen aktualisieren, oder Sie müssen Vertragspositionen hinzufügen und neue Revisionen der Verträge aktivieren usw.
Nachdem die Arbeit, die aus der angeforderten Änderung resultiert ist, im Projekt oder Vertrag durchgeführt wurde, kann der Änderungsauftrag auf den Geschlossen-Status gesetzt werden. Es ist möglich, den Anfordernden und andere Parteien über den abgeschlossenen Änderungsauftrag zu informieren.