Vertragsänderungsmanagement-Genehmigung ist eine Funktion, die verwendet wird, um einen Änderungsauftrag (CCO) zu genehmigen, bevor er weiter bearbeitet werden kann. Einige Änderungsauftragstypen benötigen möglicherweise eine Genehmigung in mehreren Stufen/Status aufgrund der Ebene der Auswirkungen auf z. B. Kosten, Terminplan und Risiko.
Auf der einfachsten Ebene der Genehmigung wird nur der Status im Kopf der CCO geändert.
Die nächsten Genehmigungsstufen sind optional. Sie können Genehmigungen für jeden Status definieren: durch das Erstellen von einer oder mehreren „Genehmigung pro Status“-Positionen auf der Registerkarte Änderungsauftrag/Genehmigungen, wodurch die Statusänderung definiert wird, der eine Genehmigung vorangestellt werden sollte. Diese Genehmigungsposition muss genehmigt werden, bevor der Status im CCO-Kopf geändert werden kann. Darüber hinaus können Sie einen Genehmigungsablauf definieren in Anhänge für jede „Genehmigung pro Status“-Position. Die Schritte in diesem Genehmigungsablauf können manuell eingegeben oder aus einer Genehmigungsregel und einem vordefinierten Genehmigungsschema abgerufen werden. Sie müssen Genehmigungspositionen zuerst unter Anhänge für die Position genehmigen, um den Status der „Genehmigung pro Status“-Position ändern zu können.
Genehmigungen für jeden Status können auch in den Basisdaten für den Änderungstyp für die CCO definiert werden. Diese „Genehmigung pro Status“-Positionen werden in die CCO kopiert, wenn diese mit dem entsprechenden Änderungstyp erstellt wird. Wenn ein Genehmigungsschema zu einer dieser Positionen hinzugefügt wurde, werden auch die Genehmigungspositionen, die zu dem Genehmigungsschema gehören, zu Anhänge für diese bestimmte „Genehmigung pro Status“-Position hinzugefügt.
Hinweis: Wenn Sie eine „Genehmigung pro Status“-Position genehmigen, prüft das System, ob der Statusposition Genehmigungspositionen zugeordnet sind. Wenn keine solche Genehmigungspositionen vorhanden sind, prüft das System die Regeln, ob die Option GenehmRegel anwen für die Statusposition ausgewählt wurde. Wenn die Menüoption Genehmigungsverfahren abrufen verwendet wird, werden alle vorhandenen Genehmigungspositionen entfernt und ein neues Abrufen des Genehmigungsschemas vom Änderungstyp oder von der Genehmigungsregel erfolgt.
Bevor Sie die Funktion „Änderungsauftragsgenehmigung“ verwenden können, sollten Sie zuerst die Basisdaten eingeben.
Die Parameter, die steuern, welche CCO genehmigt werden muss und wann, sind im Änderungstyp und in den Genehmigungsregeln definiert. Sie können auch manuell in die CCO eingegeben werden. Unter Verwendung der „Genehmigungen pro Status“-Funktion in einem Änderungstyp können Sie festlegen, wie und wann eine CCO, die zu diesem Änderungstyp gehört, genehmigt werden sollte. Sie können einen Genehmigungsablauf einer „Genehmigung pro Status“-Position hinzufügen. In dem Änderungstyp kann auch definiert werden, ob eine externe Genehmigung für den ausgewählten Typ der Änderung erforderlich ist. Wenn externe Genehmigung erforderlich ist, müssen Sie eine oder mehrere Kontaktpersonen als externe Genehmiger definieren, in der Registerkarte Änderungsauftrag/Kontakte. Nachdem Sie die Informationen an die externen Genehmiger gesendet haben, können Sie deren Genehmigung/Ablehnung eingeben mithilfe der Option Extern genehmigen (oder Extern ablehnen) im Kontextmenü. Eine CCO wird berücksichtigt, extern genehmigt zu werden, wenn alle als externe Genehmiger aufgeführten Kontaktpersonen die CCO genehmigt haben.
Alle mit der Berechtigung, eine CCO intern zu genehmigen, sollten in dem Fenster Dokumentenmanagement/Basisdaten/Personen registriert sein. Es gibt zwei Arten, die Genehmiger in einem Genehmigungsschema zu organisieren:
Genehmigungsschemata sind mit Änderungstypen oder Genehmigungsregeln verknüpft und bestimmen die verantwortlichen Genehmiger oder Genehmiger-Gruppen. Jede Vorlage hat Schritte für die verschiedenen Genehmiger und Genehmiger-Gruppen. Jede Schrittnummer ermöglicht, dass Sie die Reihenfolge der Genehmigung definieren (die Person/Gruppe mit der niedrigsten Nummer muss zuerst genehmigen). Die Genehmigungsvorlagen werden auf der Registerkarte „Dokumentenmanagement/Basisdaten/Dokumentgrundlagen/Genehmigungsvorlage“ definiert.
Durch Auswählen der Option Automatische Genehmigung entfällt die Notwendigkeit, die Genehmigung manuell pro Statusposition auf der Registerkarte Änderungsauftrag/Genehmigungen zu genehmigen. Die „Genehmigung pro Statusposition“ wird automatisch auf Genehmigt gesetzt, nachdem alle zugeordneten Genehmigungspositionen in „Anhänge“ genehmigt wurden.
Einige Änderungen an CCOs erfordern die Genehmigung von einer oder mehreren externen Personen, z. B. vom Eigentümer (Kunde) oder Projektleiter. Wenn externe Genehmigung erforderlich ist, kann sie im Änderungstyp definiert werden. Externe Genehmiger sollten auf der Registerkarte Änderungsauftrag/Kontakte vordefiniert werden. Die Informationen können intern bezüglich Werte usw. genehmigt werden, bevor sie für die externe Genehmigung versendet werden. Dies wird durch den Übermittlung genehmigt-Status angezeigt. Jetzt können Sie die Informationen an den externen Genehmiger senden. Die Antwort vom externen Genehmiger kann durch Klicken auf die Menüoption Extern genehmigen (oder Extern ablehnen) erfasst werden. Alle Verträge, die als externe Genehmiger gelistet sind, müssen die CCO genehmigen. Wenn eine dieser Kontaktpersonen die Genehmigung ablehnt, gilt der gesamte Änderungsauftrag als extern abgelehnt. Es ist möglich, den abgelehnten Änderungsauftrag erneut zu öffnen und zu ändern, sodass er die Anforderungen des Genehmigers erfüllt. Für diese geänderte CCO wird dann eine neue Genehmigung erforderlich.
Informationen über die externe und interne Genehmigung eines CCO werden im Verlauf des CCO gespeichert und können auf der Registerkarte Änderungsauftrag/Verlauf angezeigt werden.