Nachdem ein Arbeitsumfang für einen Vertrag oder ein Projekt definiert ist, und ein Preis mit dem Kunden, Lieferanten und anderen Beteiligten vereinbart, kann das Projekt bzw. der Vertrag ausgeführt werden. Während der Ausführung ist es wahrscheinlich, dass Änderungen an dem ursprünglichen Auftrag erfolgen. Ein Änderungsauftrag (Abweichungsauftrag) ermöglicht die kontrollierte Bearbeitung dieser Änderungen am Originalvertrag. Der Änderungsauftrag ermöglicht, dass z. B. die neue Arbeit hinzugefügt oder gelöscht wird, aus dem ursprünglichen Arbeitsumfang, wodurch der ursprüngliche Vertragsbetrag bzw. das Abschlussdatum geändert werden, ohne dass ein neuer Vertrag erstellt und genehmigt werden muss.
Die Ursachen für Änderungsaufträge sind oft:
Es ist wichtig, dass vorgeschlagene Änderungen empfangen, analysiert, bewertet und genehmigt werden, bevor sie durchgeführt werden. Es ist auch erforderlich, dass die durchgeführten Änderungen zusammen mit dem ursprünglichen Vertrag oder Projekt verfolgt werden können, da der ursprüngliche Plan den aktuellen Zustand nicht korrekt repräsentiert. Das Vertragsänderungsmanagement gibt Ihnen kommerzielle Kontrolle und eine finanzielle Sicht auf eine Änderung einer vertraglichen Vereinbarung. Es ist einfacher, die Änderungen und die Folgen der Änderungen, die genehmigt wurden oder für die angefordert wurde, dass sie dem ursprünglichen Vertrag hinzugefügt werden sollen zu verfolgen.
Das Vertragsänderungsmanagement umfasst folgende wichtige Funktionen:
Wenn dieser Änderungsauftrag übermittelt und genehmigt wurde, dient er in der Regel der Änderung des ursprünglichen Vertrags und/oder Projekts, sodass der Änderungsauftrag nun Teil des Vertrags und/oder Projekts wird.
Das Vertragsänderungsmanagement durchläuft normalerweise folgende Phasen:
Eine Änderungsanfrage kann von einer Person innerhalb oder außerhalb der Organisation empfangen werden. Sobald die Änderungsanfrage eingegangen ist, kann sie als gültiger Änderungsauftrag gelten. Wichtige Informationen in dieser Phase sind: Wer ist der Anfordernde, wer ist verantwortlich, welcher Änderungstyp ist es, warum ist die Änderung erforderlich, was passiert, wenn die Änderung nicht ausgeführt wird, ist eine vorgeschlagene Lösung vorhanden, wichtige Termine/Daten usw. Der Status wird in dieser Phase auf Vorläufig gesetzt.
In dieser Phase wird die Änderung überprüft, z. B. durch das Projektteam, und die Entscheidung wird getroffen, ob die Änderung gültig ist. Wenn die Entscheidung lautet, mit der Änderung fortzufahren, wird der Status im Änderungsauftrag auf Analyse im Gange gesetzt. Wenn die Änderung als nicht gültig entschieden wird, wird der Änderungsauftrag auf Storniert gesetzt, und die anfordernde/verantwortliche Person mit dem Grund für die Ablehnung benachrichtigt.
Der nächste Schritt im Änderungsauftrags-Prozess ist die Analyse. Das Team analysiert die erforderliche Änderung und bewertet die Auswirkungen z. B. hinsichtlich:
Wenn die Analyse bereit ist, wird der Status der Änderung auf Analysiert gesetzt, und die Auswirkungen der vorgeschlagenen Änderung werden erfasst.
Die Analyse der Auswirkungen wird intern und vielleicht extern überprüft. Wenn interne Genehmigung erforderlich ist, können Genehmigungsschemata einer beliebigen Phase/Status angefügt und verwendet werden. Der Sponsor und z. B. Kunden müssen die angeforderte Änderung genehmigen. Wenn sie nicht genehmigt ist, wird die anfordernde/verantwortliche Person davon benachrichtigt. Wenn die Änderung genehmigt wird, werden die anfordernde/verantwortliche Person und das Team benachrichtigt, und der Projektplan wird in einer späteren Phase geändert. Wenn die interne und/oder externe Genehmigung erhalten wurde, wird der Status auf Genehmigt gesetzt.
Wenn eine externe Genehmigung erforderlich ist, z. B. von einem Eigentümer (Kunde) oder einer anderen externen Person, sollten ihnen Informationen übermittelt werden. Bevor diese Informationen übermittelt werden, können Sie sie intern genehmigen lassen hinsichtlich der Werte und anderer Informationen. Wenn sie genehmigt wurden, setzen Sie den Status auf Einreichung genehmigt. Anschließend können Sie die Informationen senden. Nachdem sie gesendet wurden, erfassen Sie später die Antwort, z. B. dass sie extern genehmigt oder extern abgelehnt wurden.
Wenn die angeforderte Änderung abgelehnt wird, kann die anfordernde/verantwortliche Person darüber benachrichtigt werden. Es ist möglich, den Änderungsauftrag erneut zu öffnen und zu ändern, sodass er die Anforderungen des Genehmigers erfüllt. Dieser geänderte Änderungsauftrag benötigt eine neue Genehmigung. Wenn der Änderungsauftrag genehmigt wurde, kann er auf den Status Aktiv gesetzt werden und ist bereit für die Implementierung. Nachdem der Änderungsauftrag aktiviert wurde, ist es Zeit für die Ausführung der Arbeit gemäß Änderungsauftrag. Sie können den Projektplan aktualisieren und Vertragspositionen entsprechend hinzufügen/aktualisieren.
Nachdem die Arbeit und alle Finanztransaktionen, die zu dem Änderungsauftrag gehören, abgeschlossen wurden, wird er auf den Status Abgeschlossen gesetzt.
Wenn der Änderungsauftrag nicht mehr gültig ist, z. B. falls der Anforderer seine Meinung geändert hat oder er intern oder extern abgelehnt wurde, kann er storniert werden.