Bar-Planung

Einführung

Die Liquiditätsplanung bietet Funktionen zur Analyse, Planung und Konsolidierung zukünftiger Cashflows innerhalb eines Projekts, einer Firma oder einer Gruppe von Firmen. Sie kann sowohl für kurzfristige Szenarien mit Eingaben, die hauptsächlich aus Finanzquellen stammen, als auch für längerfristige Szenarien mit zusätzlichen Eingaben aus anderen automatisierten oder manuellen Quellen verwendet werden. Das Ziel der Liquiditätsplanung ist es, so viele Informationen wie möglich aus bestehenden Cashflow-Quellen innerhalb von IFS Cloud wiederzuverwenden und manuelle Prozesse zu minimieren.

Es ist möglich, mehrere Pläne für verschiedene Zwecke und mit unterschiedlichen Schwerpunkten parallel zu verwalten und zu pflegen. Ein Liquiditätsplan basiert auf verschiedenen Momentaufnahmen aus miteinander verbundenen Quellen, die die Situation zu einem bestimmten Zeitpunkt widerspiegeln.

Analysen und Berichte werden mithilfe von Analyseseiten, IFS Lobby oder Business Reporter auf der Grundlage von Transaktionswährungen, Buchwährungen oder gemeinsamen Berichtswährungen erstellt.
IFS Cloud 22R1 enthält Cashflow-Informationen aus Quellen im Zusammenhang mit dem Rechnungswesen, der Lieferkette und mit Unterverträgen. In zukünftigen Versionen sollen weitere Funktionen hinzugefügt werden.

Cashflow-Quellen

Eine Cashflow-Quelle kann entweder mit einer Liquiditätsplanfunktion verbunden oder zur manuellen Eingabe definiert werden. Wenn die Quelle mit einer Cashflow-Funktion verbunden ist, bedeutet dies, dass sie automatisch Cashflow-Informationen aus Quellen innerhalb von IFS abruft. Es gibt eine systemdefinierte Quelle pro Cashflow-Funktion. Es ist jedoch möglich, bei Bedarf zusätzliche Quellen zu erstellen, die dieselbe Cashflow-Funktion verwenden.

Finanzen

Im Rechnungswesen gibt es verschiedene Cashflow-Funktionen, die mit einem Plan verknüpft werden können.

• Kreditoren: Ruft Informationen zu Lieferantenrechnungen und Lieferantenzahlungsformularen ab.
• Debitoren: Ruft Informationen zu Kundenrechnungen und Kundenzahlungsformularen ab.
• Salden aus Finanzmittelkonto: Ruft die Salden der Konten ab, die mit den Geldinstituten der Firma verbunden sind.
• Lieferantenvorauszahlungen – Ruft Informationen aus Lieferantenvorauszahlungen, Akontozahlungen und geparkten Zahlungen ab
• Kundenvorauszahlungen – Bezieht Informationen aus Kundenanzahlungen, Akontozahlungen und geparkten Zahlungen
• Projekteröffnungssalden – Ruft Informationen aus den bei Lieferanten und Kunden angefallenen Zahlungen und Hauptbuchtransaktionen ab.

Mit den drei Detailebenen in der Bar-Plan-Definition können projekt- und vertragsbezogene Cashflow-Details bis auf die Ebene der Projektaktivität, der Projektaktivitätssequenz und des Kosten-/Erlöselements abgerufen werden.

Beachten Sie, dass die Buchungsinformationen als Grundlage verwendet wurden, um die Projekt- und Fremdleistungsvertrags-IDs für Cashflow-Informationen aus der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung zu erhalten. Das bedeutet, dass für jede Rate die gleichen Projekt-/Vertragsanteile verwendet werden, die in den Buchungsinformationen vorhanden sind. Darüber hinaus werden die Cashflows aus Lieferantenrechnungen pro Projekt/Fremdleistungsvertrag erfasst, noch bevor die Buchungsinformationen erstellt werden, wenn die Informationen zum Projekt/Fremdleistungsvertrag verfügbar sind. In Ausnahmefällen, wenn eine Lieferantenrechnung mit einem Untervertrag abgeglichen wird, werden die Details zu Projekt, Unterprojekt, Aktivität und Kosten-/Erlöselement aus den Kopfdetails des Untervertrags abgerufen.

Kaufvertragsinformationen werden aus den Kopfdetails von Projektrechnungen mit dem Status PostedAuth geholt. Und die Informationen zu den Kaufverträgen werden in die Quelle des Liquiditätsplans der Debitorenbuchhaltung aufgenommen. Projektrechnungen, die sich im Status „Vorläufig“ befinden, werden von der Quelle für den Liquiditätsplan des Kaufvertragsmanagements erfasst.

Projekt-/Vertragsanteile der teilweise bezahlten Rechnungen und Zahlungen können benutzerdefiniert werden, wobei sie in den Details des Bar-Plans über die Quelle Projekteröffnungssalden, Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltung analysiert werden können.

Lieferkettenmanagement

Im Bereich Lieferkette gibt es drei verschiedene Cashflow-Funktionen, die mit einem Plan verbunden werden können.

• Bestellanforderung: ruft Informationen über noch nicht vollständig bearbeitete Bestellanforderungspositionen ab.
• Bestellung: ruft Informationen über noch nicht vollständig bearbeitete Bestellpositionen und damit verbundene Änderungsaufträge, Gebühren, Quittungen, An-/Teilzahlungen und Zahlungsbedingungen ab.

Bitte beachten Sie, dass die in der Bestellanforderung und Bestellung verfügbaren Informationen als Grundlage verwendet wurden, um die Projekt-ID in den Liquiditätsplaninformationen aus den Einkaufsquellen zu ermitteln. Die Projektverbindung auf Positionsebene wird in allen Fällen berücksichtigt. Die einzige Ausnahme sind nicht mit einer Position verknüpfte Zusatzkostenpositionen, bei denen die Projektkopf-ID berücksichtigt wird.

Kundeneigene Positionen und unternehmenseigene Aufträge zwischen Standorten sind von den Einkaufsquellen ausgeschlossen. Mietartikelpositionen werden derzeit für Bestellungen nicht unterstützt.

• Kundenauftrag: ruft Informationen über die Kundenauftragspositionen ab, die sich in allen Status und verbundenen Zusatzkosten befinden.

Bitte beachten Sie, dass die in der Kundenauftragsrechnung oder in den Kundenauftragspositionen verfügbaren Informationen als Grundlage verwendet wurden, um die Projekt-ID in den Liquiditätsplaninformationen aus den Unterquellen „Kundenauftrag“ und „Vorläufige Kundenauftragsvorrechnung“ zu ermitteln. Wenn ein mit dem Kopf verbundenes Projekt vorhanden ist, sind die entsprechenden Projektinformationen im Liquiditätsplan sichtbar. Wenn kein mit dem Kopf verbundenes Projekt vorhanden ist, werden die Informationen zum Projekt aus der Kundenauftragsposition abgerufen, und die anteilige Berechnung wird für jede Rate durchgeführt.

Die Mietartikelpositionen und Rabattrechnungen sind von den Verkaufsquellen ausgeschlossen.

Untervertragsmanagement

Die Liquiditätsplanung bezieht Informationen über zukünftige Cashflows im Zusammenhang mit Fremdleistungsverträgen aus IFS/Untervertragsmanagement. Die Informationen sind in zwei verschiedene Quellen unterteilt.

• Die Quelle Fremdleistungsvertragsbewertung umfasst Arbeiten, die für einen Fremdleistungsvertrag erfasst sind, aber während des Bewertungsprozesses noch nicht in Rechnung gestellt wurden.

Hinweis: Wenn die Bewertung teilweise fakturiert wurde, wird die Quelle verwendet, um den verbleibenden Rechnungsbetrag zu ermitteln. Sobald sie komplett fakturiert wurde, gehört sie nicht mehr zu dieser Cashflow-Quelle.

• Die Quelle Plan Fremdleistungsvertragsbewertung umfasst alle geplanten zukünftigen Zahlungen auf der Grundlage der geplanten Arbeiten am Fremdleistungsvertrag, die nicht durch die Bewertungen abgedeckt sind.

Vertragsmanagement

Die Liquiditätsplanung ruft Informationen über zukünftige Cashflows im Zusammenhang mit Verkaufsverträgen aus IFS/Vertragsmanagement ab.

• Die Quelle Zahlungsanforderung Kaufvertrag umfasst Arbeit, die für eine Zahlungsanforderung eines Kaufvertrags erfasst, aber noch nicht fakturiert ist. Projektrechnungen, die für Zahlungsanforderungen erstellt wurden, sind in dieser Quelle enthalten, wenn sich die Rechnung im Status Vorläufig befindet. Sobald sie freigegeben sind und der Status auf Gebucht/genehm. gesetzt wurde, werden sie in die Quelle des Liquiditätsplans für Forderungen aufgenommen.

Hinweis: Wenn die Zahlungsanforderung teilweise fakturiert wurde, wird diese Quelle verwendet, um den verbleibenden Rechnungsbetrag zu ermitteln. Sobald sie komplett fakturiert wurde, gehört sie nicht mehr zu dieser Cashflow-Quelle.

Projektmanagement

Die Liquiditätsplanung ruft Informationen über zukünftige Cashflows im Zusammenhang mit Projekten aus IFS/Projektmanagement ab.

• Die Quelle Projekt-Liquiditätsprognose deckt Zahlungszuflüsse und -abflüsse im Zusammenhang mit Projekten ab, die nicht von einer anderen Quelle abgedeckt werden. Wenn beispielsweise ein Teil des Materialbedarfs des Projekts durch eine Bestellung (QuelleBestellung) gedeckt ist, wird der Restbetrag des Bedarfs durch die Quelle Projekt-Liquiditätsprognose gedeckt.

Die Projekt-Liquiditätsprognose hat zwei verschiedene Unterquellen, um den Zahlungszufluss (Projekt-Liquiditätsprognose Zufluss) und den Zahlungsabfluss (Projekt-Liquiditätsprognose Abfluss) zu decken.

Manuelle Quellen

Zusätzlich zu den Quellen, die automatisierte Cashflow-Funktionen zum Abrufen von Cashflow-Informationen verwenden, ist es möglich, Quellen zu definieren, die für die manuelle Eingabe verwendet werden sollen. Zum Beispiel Gehälter oder andere Ausgaben, die noch nicht durch die bestehenden Cashflow-Funktionen abgedeckt sind.

Mit Liquiditätsplanung arbeiten

Bar-Plan

Ein Liquiditätsplan wird für einen bestimmten Zweck festgelegt. Z. B. kurzfristige Prognosen oder monatliche Prüfungen. Ein Liquiditätsplan kann mehrere, sich wiederholende Momentaufnahmen enthalten, die die Situation und die Prognose zu einem bestimmten Zeitpunkt widerspiegeln. Ein Bar-Plan kann auch im Umfang der Projekt-/Vertragsinformationen definiert werden, die in Bar-Plan-Momentaufnahmen gepflegt werden müssen.

Auf Liquiditätsplanebene werden die allgemeine Auswahl und die Einstellungen des Plans definiert. Hier wählt der Anwender aus, welche Quellen, untergeordneten Quellen, Firmen und Bar-Plan-Szenarien in den Liquiditätsplan aufgenommen werden sollen. Auf dieser Ebene legt der Anwender auch fest, welche Berichtswährungen für die Analyse zur Verfügung stehen sollen.

Es muss mindestens ein Liquiditätsplanszenario definiert werden. Das erste Szenario wird als Basisszenario definiert. Beim Anfordern einer Momentaufnahme werden für jedes enthaltene Szenario dieselben Cashflow-Informationen abgerufen. Wenn Sie im Basisszenario Anpassungen vornehmen, werden diese automatisch in die anderen Szenarien kopiert, die in der Momentaufnahme enthalten sind. Jedes Szenario kann jedoch über individuelle Kurstypen in Buch- und Berichtswährungen umgerechnet werden. Es ist auch möglich, jedem Szenario zusätzliche individuelle Anpassungen hinzuzufügen.

Merkmale

Wenn die allgemeinen Einstellungen auf Liquiditätsplanebene definiert wurden und mindestens ein Szenario vorhanden ist, kann eine Momentaufnahme erstellt und angefordert werden. Beim Anfordern der Momentaufnahme werden alle zukünftigen Cashflows aus den ausgewählten Quellen und Firmen in die Liquiditätsplandetails übernommen.

Analyse

Der Liquiditätsplan wird auf Szenarioebene analysiert. Die Szenarien können entweder auf detaillierter Ebene oder anhand von im Liquiditätsplan definierten Zusammenfassungsparametern analysiert werden. Die Zusammenfassungsparameter wurden eingeführt, um bei Bedarf die Anzahl der Zeilen in der für die Analyse verwendeten Tabelle zu reduzieren. Zusätzlich zu einer Reihe von Analyseseiten in IFS Cloud verfügt Liquiditätsplanung über zwei Informationsquellen: eine auf detaillierter und eine auf zusammengefasster Ebene.

Es gibt mehrere Attribute, die für die Gruppierung von Informationen verwendet werden können, z. B. Richtung (eingehend/ausgehend), Liquiditätswahrscheinlichkeiten, Währungscodes usw. Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie die Cashflow-Daten bei der Berichterstattung gruppiert werden können. Neben dem Standardkalender, dem Buchungskalender und dem Berichtskalender ist es möglich, eigene Zeitfelder zu erstellen, die in den Liquiditätsplantransaktionen gespeichert werden.

Analysen und Berichte können in Transaktionswährung, in der Buchwährung auf Unternehmensebene und in drei verschiedenen Berichtswährungen auf Planebene erstellt werden.

Liquiditätsplananpassungen

Wenn eine Momentaufnahme des Liquiditätsplans erstellt und analysiert wurde, sind möglicherweise Anpassungen erforderlich. Dies kann entweder über die Seite zur Anpassung des Liquiditätsplans in IFS Cloud, über externe Dateien oder über IFS Business Reporter erfolgen. Die Verwendung externer Dateien ermöglicht auch die Sammlung von Informationen zur Liquiditätsplanung aus externen Quellen oder aus Excel-Tabellen.

Da das Cashflow-Datum für alle Eingaben obligatorisch ist, wurde in den Informationsquellen standardmäßig die Rückbuchung auf Transaktionsebene verwendet. Das bedeutet, dass der Anwender in der Regel einen Bericht auf einer höheren Ebene erstellt, aber auf einer detaillierteren Ebene, die das Cashflow-Datum enthält, zurückschreibt.

Wie bereits erwähnt, gibt es zwei Informationsquellen für Liquiditätsplananpassungen. Eine davon ist mit der detaillierten Tabelle und eine mit der zusammengefassten Tabelle verbunden. Unabhängig davon, welche Informationsquelle für die Rückschreibung verwendet wird, werden die zurückgeschriebenen Anpassungen sowohl in detaillierten als auch in zusammengefassten Tabellen ausgewiesen. Das bedeutet, dass alle obligatorischen Dimensionen auf der Detailebene auch auf der zusammengefassten Ebene definiert werden müssen, unabhängig von den Einstellungen der Zusammenfassungsparameter im Plan. Wenn im Bericht ausschließlich mit Cashflow-Informationen gearbeitet wird, sollten Dimensionen wie „Liquiditätsplan Firma“, „Cashflow Datum“ und „Liquiditätsplan Gegenpart“ verwendet werden. Bei Verwendung der Liquiditätsplan-Informationsquellen in Kombination mit anderen Informationsquellen können allgemeinere Dimensionen wie „Firma“, „Zahlungsdatum“, „Lieferant“ und „Kunde“ verwendet werden.