Es gibt mindestens so viele Möglichkeiten zum Erstellen eines Geschäftsplans wie Firmen, die diese erstellen. Es gibt keine offensichtlichen richtigen oder falschen Wege, wenn der Planungsprozess festgelegt wird. Pläne für verschiedene Zwecke variieren sowohl im Detaillierungsgrad als auch in der Zeitspanne und in der Beteiligung von verschiedenen Abteilungseinheiten. Das Ziel von IFS Geschäftsplanung ist es, Unterstützung für verschiedene Ansätze zu bieten und als Toolbox zu dienen. Darin kann jede Firma einzelne Teile finden, die zu der Art und Weise passen, wie die jeweilige Firma oder Unternehmensgruppe arbeitet.
Die Basisstruktur des Geschäftsplans besteht aus vier Ebenen.
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten der Betriebsplanung innerhalb oder außerhalb von IFS, die natürlich im Geschäftsplan wiederverwendet werden sollten. Dies geschieht entweder mithilfe der externen Dateifunktionalität oder einer der vorhandenen Integrationen, z. B. wie z. B. die Verkaufs- und Produktionspläne, Abschreibungspläne und Erlösansatzprognosen.
Manuelle Transaktionen werden vorzugsweise mithilfe speziell erstellter Planungsvorlagen im Excel-Add-In IFS Business Reporter eingegeben, können aber auch über die Seite „Planungseinheit“ eingegeben werden. Aus der manuell eingegebenen Transaktion können automatisch andere Transaktionen mithilfe der Planungsregelfunktionalität erstellt werden.
Zusätzlich zu den Integrationen, die die bereits vorhandene Planung wiederverwenden, können auch Transaktionen aus der Personalplanung erstellt werden, in die Informationen aus der Mitarbeiterdatei in IFS Personalwesen importiert und für die Personalkostenplanung verwendet werden können.
Die Administratoren bereiten mithilfe von IFS Business Reporter verschiedene Planungsvorlagen vor. Es können Planungsvorlagen erstellt werden, die der Abteilung entsprechen und sowohl die Geschäftsplanlogik (Planungsregeln) als auch die Excel-Logik enthalten. Zum Beispiel können verschiedene Vorlagen erstellt werden, um die verschiedenen Schritte und Einheiten des Geschäftsplans zu unterstützen.
Zur Unterstützung allgemeinerer Berichte/Vorlagen ist es möglich, die Planungsdimensionswerteliste zu verwenden, die als Wiederholer mit der Planungseinheit verknüpft ist. Das bedeutet, dass z. B. alle mit einer Werteliste verknüpften Konten eine Zeile in der Vorlage haben. Es ist auch möglich, eigene Periodendefinitionen im Plan zu verwenden. Wenn Sie beispielsweise monatlich für das erste Jahr des Plans und vierteljährlich für das zweite Jahr planen möchten.
Für Planungsbezugsgrößen und Planungstransaktionen (Konten) gibt es zwei Informationsquellen: eine für gültige Versionen und eine für alle Versionen. Im Planungsprozess kann es nützlich sein, mit allen Versionen zu arbeiten, da es dadurch möglich wird, mehr als eine Version der Planungseinheit gleichzeitig zu planen. Wenn Planungseinheitenversionen nicht verwendet werden oder wenn das Ziel ist, Berichte für einen abgeschlossenen Plan zu entwerfen, sollten gültige Versionen verwendet werden.
Wenn ein Bericht auf Kontoebene erstellt werden soll, aber dennoch eine Rückschreibung auf einer detaillierteren Ebene (z. B. mit Kommentaren) möglich sein soll, ist dies durch Auswählen der Option „Auf Transaktionsebene rückschreiben“ auf der Registerkarte „Optionen“ der Entwurfszeile möglich.
Als Alternative zu Business Reporter kann der Disponent Planungstransaktionen manuell auf der Seite Planungseingabe eingeben.
Viele Planungsprozesse enthalten eine große Anzahl an Tabellenkalkulationen mit vielen Berechnungslogiken, die innerhalb der Abteilung gesendet werden. Da sie an viele Stellen verteilt ist, kann es schwierig sein, die Berechnungslogik zentral zu steuern. Auch wenn Änderungen vorgenommen werden müssen, muss die gleiche Änderung oft an vielen verschiedenen Stellen vorgenommen werden. Um dies zu vermeiden, wurden die Planungsregeln entwickelt.
Planungsregeln können entweder Transaktionsbasiert oder Saldenbasiert sein. Beide Regeltypen werden auf der Seite Planungsregel definiert.
Transaktionsbasierte Regeln werden beim Speichern ausgelöst und erstellen automatisch neue Transaktionszeilen innerhalb der gleichen Planungseinheit wie die Transaktion, die die Regel auslöst. (Hinweis: Um transaktionsbasierte Regeln auf Transaktionszeilen anzuwenden, die aus Erlösansatzprognosen übertragen wurden, müssen die Regeln erneut ausgeführt werden). Beispiele für transaktionsbasierte Regeln sind:
Saldenbasierte Regeln werden jederzeit manuell über die Registerkarte Planungsregelausführung auf der Seite Geschäftsplan ausgelöst und basieren auf Planungssalden. Die neuen Transaktionen werden in einer separaten Zieleinheit erstellt. Beispiele für transaktionsbasierte Regeln sind:
Geschäftsplan-Bezugsgrößen vom Typ „Planung“ können im Auswahlabschnitt der Planungsregeln verwendet werden, und Bezugsgrößen vom Typ „Annahme“ können in die Berechnungslogik der Regel aufgenommen werden. Die Planungsbezugsgröße kann beispielsweise die Anzahl der verkauften Objekte und die Annahmebezugsgröße der Preis des Objekts sein. Wenn für verschiedene Planungsdimensionswerte, z. B. Kostenstellen, dieselbe Planungsregel mit unterschiedlichen Periodenwerten verwendet werden soll, muss diese auf der Registerkarte „Planungsdimensionen für Annahmebezugsgröße“ auf der Seite „Geschäftsplan“ definiert werden.
Der Hauptzweck dieser Version besteht darin, die bereits vorhandenen Informationen zu Mitarbeitern in Ihre Planung aufzunehmen. Die meisten Vorteile der Version entstehen für Firmen, die die Mitarbeiterstammdaten in IFS Personalwesen verwenden. Es ist aber auch möglich, die Mitarbeiterdaten manuell einzugeben.
Die Personalplanung ermöglicht eine detailliertere Planung der Personalkosten als bei einer Planungstransaktion. Sie verfügt über eine eigene Sicherheitseinstellung, die es ermöglicht, sensible Gehaltsinformationen für einen normalen Planer auszuschließen.
Der Personalplanungsprozess kann in vier Blöcke unterteilt werden.
Die ersten beiden Blöcke werden von einem Geschäftsplanungsadministrator mit oder ohne Zugriff auf IFS Personalwesen ausgeführt. Die Zuordnung der Mitarbeiter zu einem bestimmten Geschäftsplan oder einer Planungseinheit erfolgt durch einen Planadministrator. Der Planer ändert dann bei Bedarf die Periodenwerte und überträgt die Personalplanungstransaktionen in reguläre Planungstransaktionen.
Der Basiswert des Planungselements kann entweder aus dem Personalwesen importiert oder manuell eingegeben werden und dient als Basis für die Periodenwerte. Für als berechnet definierte Personalplanungselemente werden die Periodenwerte unter Verwendung anderer Planungselementperiodenwerte, Annahmebezugsgrößen-Periodenwerte oder fester Periodenwerte berechnet.
Bei der Planung auf einer höheren Ebene muss ein aggregierter Planungsmitarbeiter der entsprechenden Planungseinheit zugeordnet werden. Die Planungswerte für den Planungsmitarbeiter werden dann (als Durchschnitt oder Summe) von den nicht zusammengefassten Mitarbeitern des Plans oder der Einheit berechnet. Diese Funktion wird in der Regel zum Erstellen von Startwerten für die Planung auf hoher Ebene verwendet, da alle Berechnungen auf Planungswerten und nicht auf bestimmten Periodenwerten basieren.
Da die Personalplanung in IFS Personalwesen integriert ist, können Mitarbeiter, Gehälter und der Beschäftigungsgrad importiert werden. Mehrere Attribute, die mit der Mitarbeiterdatei verknüpft sind, werden auch in der Personalplanung angezeigt, was dem Administrator dabei hilft, die Mitarbeiter den richtigen Einheiten innerhalb des Plans zuzuordnen. Wenn Abteilungsänderungen in IFS Personalwesen vorgenommen werden, wird dies in der Personalplanung angezeigt. Dies hilft dem Administrator, die Mitarbeiterzuordnung auf dem neuesten Stand zu halten.
Die Verwendung der Informationsquelle Geschäftsplanungsmitarbeiter in Kombination mit Geschäftsplanungsmitarbeiter-Transaktionen ermöglicht das Hinzufügen zusätzlicher Mitarbeiter zu einer Planungseinheit und das Zurückschreiben von Personalplanungs-Elementperiodenwerten.
Zusätzlich zu den Transaktionsquellen, die aus der Geschäftsplanungskomponente stammen, gibt es weitere Quellen, die zum Importieren/Übertragen von Planungstransaktionen verwendet werden können.
Auf Planungseinheitenebene gibt es zwei verschiedene Status für zwei verschiedene Zwecke:
Der Planungseinheitenstatus wird in einem prozessbasierten Plan verwendet, bei dem der Einheitenstatus je nach dem Schritt des Plans, zu dem er gehört, unterschiedlich sein kann. Dieser Status kann vom Planungsschritt aus gesteuert werden.
Der Freigabestatus wird für den Freigabeprozess verwendet und kann pro Einheit sowie für Knoten in einer Planungseinheitenstruktur festgelegt werden. Der Freigabestatus kann unabhängig vom Status der Planungseinheit verwendet werden. Der Freigabestatus für Knoten und Planungseinheiten kann mithilfe der Informationsquelle Status der Geschäftsplanungsstruktur analysiert werden.
Es gibt drei Ebenen von Administratoren innerhalb der Geschäftsplanung:
Die Verwendung von IFS Geschäftsplanung im Vergleich zur Planung über eine Tabellenkalkulation hat viele Vorteile. Durch die Verwendung der integrierten Werkzeuge ist es einfacher und viel zeitsparender, Änderungen zu verwalten und geplante Werte zu aktualisieren.
Die Planungswerteliste ist ein effektives Werkzeug zum Definieren der zu verwendenden Planungsdimensionen. Wenn beispielsweise für alle Planungseinheiten, die in einem bestimmten Schritt enthalten sind, die gleiche Werteliste verwendet wird und auf halbem Weg der Planung festgestellt wird, dass ein zusätzliches Konto benötigt wird. Es muss lediglich das Konto zur Werteliste hinzugefügt werden, und alle Eingabeformulare werden entsprechend aktualisiert.
Transaktionsbasierte Regeln, saldenbasierte Regeln und berechnete Personalplanungselemente können beliebig oft neu ausgeführt/berechnet werden. Wenn z. B. die Berechnungslogik einer Planungsregel geändert wird oder wenn ein Periodenwert für die Annahmebezugsgröße geändert wird, kann die Regel/das Element einfach erneut ausgeführt oder neu berechnet werden, und alle Ausgabetransaktionen können entsprechend aktualisiert werden.
Es gibt viele Übersichtsseiten, die die Verwaltung von großen Plänen mit einer großen Menge von Planungseinheiten, Planungsbenutzern und Planungsdimensionen unterstützen.
Es ist möglich, eine Mischung aus Periodensalden und kumulierten Salden innerhalb desselben Geschäftsplans zu planen. Kumulierte Salden können für die Bilanzplanung verwendet werden. Bei der Planung kumulierter Salden werden Periodensalden automatisch im Hintergrund berechnet. Die Zuschreibung kumulierter Beträge und die Definition von Planungsregeln, mit denen kumulierte Beträge berechnet werden, werden unterstützt.
Die Planungsdimension Planungsszenario kann zur Planung verschiedener Szenarien innerhalb desselben Plans verwendet werden. Definieren Sie beim Erstellen von Berichten, welche Szenarien berücksichtigt werden sollen (falls vorhanden). Das Szenario kann je nach Präferenz als Delta oder als alternativer Plan verwendet werden. Wenn die Planung abgeschlossen ist, ist es möglich, eine endgültige Kopie des Plans zu erstellen, mit Ausnahme der Szenarien, die nicht gültig sein sollen.
Es besteht auch die Möglichkeit, verschiedene Versionen der gleichen Planungseinheit zu planen. Dies wird in der Regel verwendet, wenn die zuständige Planungseinheit eine alternative Version der Planungseinheit benötigt, die sie austesten kann. Die Versionen sind alternative Einheiten, von denen immer eine als gültig definiert sein muss.
Es ist möglich, eine Buchungsstruktur mit der Planungseinheit zu verknüpfen. Dies kann nützlich sein, wenn auf einer höheren Ebene geplant werden soll, indem ein Buchungselementwert, der nur für Planung gilt, mit jedem Knoten der Buchungsstruktur verknüpft wird. Die gleiche Buchungsstruktur kann natürlich auch verwendet werden, wenn die Planungseingaben über Business Reporter erfolgen.
Es wird immer wichtiger, alternative Planungsmöglichkeiten für Unternehmensgruppen zu finden, da betriebliche und rechtliche Organisationsstrukturen seltener aufeinander abgestimmt sind. Um dies zu unterstützen, ist die Geschäftsplanung eng mit IFS Gruppenkonsolidierung verknüpft und ermöglicht die Planung auf jeder Ebene einer Gruppenkonsolidierungsstruktur.
Wenn zwischen dem Geschäftsplan und einer Berichtseinheit eine Eins-zu-Eins-Beziehung besteht, erfolgt die Übertragung zur Gruppenkonsolidierung in ähnlicher Weise wie die Meldung einer Budgetversion.
Wenn mehr als eine Berichtseinheit im gleichen Geschäftsplan geplant werden soll, kann dies einfach mithilfe der Planungsdimension „Planungsverbund“ erfolgen. Ein Planungsverbund kann auch eine Gruppe von Firmen repräsentieren, z. B. Knoten in der Konsolidierungsstruktur, je nach dem Zweck des Plans. Der Planungsverbund kann dann verwendet werden, um Salden in eine Berichtseinheit des Typs „Planung“ innerhalb der Gruppenkonsolidierung zu übertragen.
Wenn die Planungseinheiten innerhalb eines Geschäftsplans unterschiedliche Buchwährungen haben, wird empfohlen, eine Berichtswährung für analytische Zwecke zu verwenden.
Business Analytics mit vordefinierten Informationsquellen kann verwendet werden, um Planungsbeträge mit Ist-Werten in Transaktions-, Buch- oder Berichtswährung zu vergleichen.