Diese Aktivität dient zum Importieren von Daten für ein Budgetjahr (oder eine andere definierte Periode) von einer Datei in das Hauptbuch. Die Datei kann manuell in einem Editor oder mit einem Programm wie z. B. Microsoft Excel erstellt worden sein.
Das Dialogfeld "Importieren" wird zur Steuerung der folgenden Vorgänge verwendet:
Welche Dateivorlage zum Entpacken der Datei verwendet werden soll.
Wie importierte Transaktionen gefiltert werden sollen.
Ein Kontenbereich kann definiert werden, um die Budgetwerte herauszufiltern, die sich auf diese Konten beziehen. Ein einzelner Bereich für "Von Konto" oder "Von und an Konto" kann definiert werden.
Wie importierte Budgetwerte behandelt werden sollen, z. B. ob importierte Werte zu vorhandenen Budgetwerten hinzugefügt oder vorhandene Budgetwerte ersetzt werden sollen.
Ob die Zuweisung von Jahresbudgetwerten direkt nach dem Import der Jahresbudgetwerte durchgeführt werden soll. Bei der Zuweisung können nicht zugewiesene Jahreswerte oder alle Jahreswerte berücksichtigt werden.
Eine Standardinstallation von IFS enthält vordefinierte Dateivorlagen für das Exportieren und Importieren der Budgetjahres- und Budgetperiodenwerte. Die Dateivorlagen befinden sich unter "Buchungsregeln" im Toolkit für externe Dateien. Es ist auch möglich, anwenderdefinierte Vorlagen zu erstellen. Für diese systemdefinierten Dateivorlagen besteht die Voraussetzung, dass jeder Wert durch ein Texterkennungszeichen begrenzt wird (z. B. "10000"), was standardmäßig der Fall ist, wenn eine Datei mit Microsoft Excel erstellt wird.
Die zu importierende Datei enthält die Werte und das Format, die im systemdefinierten externen Dateityp angegeben sind, der dem Import/Export des Budgetjahres oder der Budgetperiode zugeordnet ist. Jede Dateivorlage ordnet einige oder alle möglichen Dateitypspalten zu.
Wenn beim Importieren eine Periodenzuweisung durchgeführt werden soll, dann aktivieren Sie das Kontrollkästchen Periodenzuweisung. Dann erfolgt eine automatische Periodenzuweisung der nicht zugewiesenen Jahresbudgetwerte direkt nach dem Import neuer Jahresbudgetwerte.
Aktivieren Sie Alle zuweisen (das nur verfügbar ist, wenn Periodenzuweisung aktiviert ist), um sofort eine Zuweisung von allen Jahresbudgetwerten durchzuführen, direkt nachdem die Budgetwerte des neuen Jahres importiert wurden.
Zudem können Sie, wenn während des Imports Fehler auftreten, die importierten Daten in IFS/Buchungsregeln auf der Seite Externe Datei – Transaktionen anzeigen. Alle Fehler können dort angezeigt werden. Diese Seite kann verwendet werden, um die geladenen Daten zu ändern und den Schritt erneut durchzuführen.
Eine Budgetversion muss in der derzeitigen Firma existieren, um den Import durchzuführen.
Eine Datei mit Budgetjahreswerten muss mindestens Folgendes enthalten:
Wenn der Jahreswert den vorhandenen Perioden gleichmäßig zugeordnet werden soll, sollten die folgenden Felder leer bleiben (keinen Wert eingeben): Von Periode, Bis Periode, und Zuweisungsschlüssel. Wenn ein Jahreswert gleichmäßig über bestimmte Perioden zugeordnet werden soll, müssen Sie die Perioden durch Eingabe eines Werts in den Feldern Von Periode und Bis Periode festlegen. Wenn ein Jahreswert gemäß einem Zuweisungsschlüssel zugeordnet werden soll, muss der Wert im Feld Zuweisungsschlüssel auf einen vorhandenen Schlüssel verweisen, und die Felder Von Periode und Bis Periode sollten leer sein.
Eine Datei mit Budgetperiodenwerten muss mindestens Folgendes enthalten:
Einen besseren Überblick über die Werte aus Standard- oder benutzerdefinierten Vorlagen verschaffen Sie sich in IFS/Buchungsregeln auf der Seite Externe Dateivorlage.
Infolge dieser Aktivität können die Budgetwerte in der importierten Datei in IFS/Hauptbuch auf den Seiten Jahresbudgetbetrag oder Periodenbudgetbetrag angezeigt oder geändert werden. Das Budget ist in allen Anfragen und Berichten zu Budgets verfügbar.