Projektmanagement in IFS/Anlagenentwurf

Allgemein

Beim Entwurf einer neuen, kapitalintensiven Anlage oder beim Neuentwurf einer vorhandenen Anlage ist ein gutes Werkzeug zum Projektmanagement wie z. B. IFS/Projekt unerlässlich. Der Entwurf bzw. der Neuentwurf einer Anlage wird meist als Projekt durchgeführt und basiert auf Regelungen, die durch einen Anlageneigentümer, Auftragnehmer oder Berater aufgestellt wurden.

Dank der Funktion zum Projektmanagement ist es jetzt möglich, eine Anlagenstruktur in IFS/Anlagenentwurf mit Projekten in IFS/Projekt zu integrieren. Folglich kann die Kontinuität des Entwurfs durch Analyse geschätzter Werte für das Projekt während der Durchführbarkeitsphase bestimmt werden. Die Rentabilität und die Leistung des Entwurfs können auch durch Analyse der tatsächlichen, in späteren Phasen des Projekts ermittelten Zahlen beibehalten werden, zum Beispiel ist es bei einer Projektanalyse möglich, Bereiche im Projekt zu identifizieren und zu ändern, die sich auf die Leistung auswirken.

Projektinformationen

Die Projektstruktur, auch Projektstrukturplan (PSP) genannt, besteht aus einem Projekt, Unterprojekten und Aktivitäten. Ein Projekt kann eine Reihe von Unterprojekten haben, und mit jedem Unterprojekt können mehrere Aktivitäten verknüpft werden. Die Integration zwischen IFS/Anlagenentwurf und IFS/Projekt basiert auf der Projektaktivität. Daher werden die Kosten, die Anzahl Stunden und der Fortschritt eines Konstruktionsobjekts für die entsprechende Projektaktivität aktualisiert. Unten ist ein grafisches Beispiel für ein Anlagenentwurfsprojekt aufgeführt:

In diesem Beispiel ist SF1 das Projekt, das drei Stufen für das Unterprojekt umfasst. Die erste Stufe des Unterprojekts umfasst beispielsweise Grundentwurf und Voruntersuchungen (B1), Detailkonstruktion (D1) und Fertigung (F1). Auf der zweiten Stufe stehen Dampfmaschinen (61), und auf der dritten Stufe z. B. Dampfturbinen mit Kondensatoren (611) und Hochdruckturbinen (612). Die Aktivitäten für das Unterprojekt 611 sind Geräteentwurf (611-01), Elektrischer Entwurf (611-02), Leitungsentwurf (611-03), Prozess- und Mechanikentwurf (611-04) und Untersuchungen (611-10).

Wenn Zugriff auf der Projekt- und/oder der Unterprojektstufe definiert wurde, muss Ihnen Zugriff auf die entsprechenden Projekte gewährt werden, bevor Sie daran arbeiten können. Weitere Informationen erhalten Sie in der Beschreibung zum Projektzugriff.

Funktionale Abhängigkeiten

Die folgenden Komponenten von IFS Cloud müssen installiert werden, um die Lösung für das Projektmanagement in IFS/Anlagenentwurf am vorteilhaftesten zu nutzen.

Komponente Integration dieser Module in die Lösung
IFS/Anlagenentwurf Diese Komponente dient zur Eingabe von Anlagenstrukturen (also Konstruktionsobjekten) für die Anlage. Außerdem können die Kosten, die geschätzten aufgewendeten Stunden und der Fortschritt von Entwurfsobjekten definiert werden.
IFS/Projekt Nach Installation dieser Komponente und der Verknüpfung zu IFS/Anlagenentwurf können Sie den Fortschritt des Projekts überwachen und die Kosten, die Anzahl Stunden und die Leistung des Projekts verfolgen.
IFS/Beschaffung und IFS/Rechnungswesen Wenn eine Verknüpfung zu diesen Komponenten eingerichtet ist, können die Ist-Kosten und Einnahmen über das gesamte Projekt hinweg analysiert werden. Hierzu ist eine Verknüpfung mit dem Hauptbuch erforderlich.

Integration zwischen IFS/Anlagenentwurf und IFS/Projekt

Die Verknüpfung zwischen IFS/Anlagenentwurf und IFS/Projekt wird aktiviert, wenn Sie ein Projekt und eine Projektaktivität für das Entwurfsobjekt definieren. Demzufolge können geplante Werte für das Entwurfsprojekt anhand des eingegebenen Projekts ermittelt werden. Ein Projekt und die zugehörigen Informationen werden in der Gruppe Projekt eingegeben, die auf Objektseiten angezeigt wird, wenn IFS/Projekt installiert ist.

Sie können eine Projekt-ID mit einem Entwurfsobjekt verknüpfen, ohne eine Projektaktivität anzugeben. Dies wurde ermöglicht, weil die tatsächliche zu verknüpfende Projektaktivität während der frühen Phasen des Entwurfs möglicherweise nicht bekannt ist. Daher besteht die Option, die entsprechende Projekt-ID am Entwurfsobjekt einzugeben und die Projektaktivität in einer späteren Phase zu verknüpfen. Es ist jedoch zu bedenken, dass die Verknüpfung zu IFS/Projekt nicht eingerichtet ist und die am Entwurfsobjekt eingegebenen Kosten/Stunden sowie der Fortschritt am Projekt nicht aktualisiert werden.

Wenn Sie eine Projekt-ID mit einem Entwurfsobjekt verknüpfen, werden die Kostenfelder unter Geplante Stunden und Kosten mit einem Währungswert angezeigt. Dieser Wert ist der Währungswert der für das Projekt definierten Firma.

Eine Projektverknüpfung kann auf drei unterschiedliche Arten eingerichtet werden, wie unten beschrieben,

  1. Eine manuelle Verknüpfung vom Entwurfsobjekt zu einer Projektaktivität erstellen

An dieser Stelle muss ein Projekt und eine Projektaktivität für das Entwurfsobjekt eingegeben werden. Die folgenden Einschränkungen existieren beim Erstellen der Verknüpfung zwischen dem Entwurfsobjekt und einem Projekt:

  • Wenn Projektzugriff aktiviert ist, muss der Zugriff auf die entsprechenden Projekte und Unterprojekt-IDs gewährt werden.
  • Das ausgewählte Projekt muss sich in einem der folgenden Status befinden: Initialisiert, Genehmigt oder Gestartet.
  • Die Projektaktivität muss sich entweder im "Geplant"- oder "Freigegeben"-Status befinden. Außerdem ist nicht es möglich, eine Verknüpfung eines Entwurfsobjekts mit einer Projektaktivität zu erstellen, die sich im "Geplant"-Status befindet, wenn das Entwurfsobjekt einen Fortschritt größer als 0 % aufweist.
  1. Eine automatische Verknüpfung zwischen dem Entwurfsobjekt und der Projektaktivität erstellen

Für eine Benutzer-ID können ein Standardprojekt und eine Projektaktivität definiert werden. Wenn ein neues Entwurfsobjekt erstellt wird, werden das Standardprojekt und die Projektaktivitätswerte automatisch am Objekt angezeigt. Dies erstellt automatisch die Verknüpfung zwischen dem Entwurfsobjekt und einem Projekt.

Es ist auch möglich, einer Benutzer-ID ein Standardprojekt zuzuweisen, ohne eine Projektaktivität anzugeben. Die Verknüpfung mit dem Projekt ist jedoch nicht eingerichtet, und Kosten/Stunden sowie Fortschritt des Entwurfsobjekts können zu diesem Projekt nicht berichtet werden.

  1. Eine manuelle Verknüpfung der Projektaktivität mit dem Entwurfsobjekt erstellen

Mit dieser Methode können Sie die Verknüpfung des Entwurfsobjekts mit IFS/Projekt manuell zuweisen oder entfernen. Wenn der manuelle Verknüpfungstyp für das Entwurfsobjekt im Projekt auf Erlaubt festgelegt ist, können alle Entwurfsobjekte verknüpft bzw. deren Verknüpfung aufgehoben werden.

Entwurfsobjekte und Projektmanagement

Ein Entwurfsobjekt kann während seiner Lebensdauer mehrere Verknüpfungen zu verschiedenen Projekten und Projektaktivitäten besitzen. Allerdings gilt nur die aktuellste Projektverknüpfung als aktiv. Auf die Verknüpfung bezogene Informationen wie z. B. Kosten, Stunden und Fortschritt des Entwurfsobjekts werden für die verknüpfte Projektaktivität berichtet. Diese Werte können auf entsprechenden Objektseiten in IFS/Anlagenentwurf angezeigt werden. Außerdem ist es möglich, durch Navigieren zu IFS/Projekt auf das Entwurfsobjekt bezogene Projektdaten anzuzeigen.

Vorhergehende Projektverknüpfungen werden für Historienprotokolle beibehalten. Diese Details können durch Aufrufen der Projektverknüpfungshistorie von Projektverknüpfungen für das entsprechende Entwurfsobjekt angezeigt werden. Hinweis: Der Wert für Aktuelle Projektverknüpfung wird für den aktiven Projektverknüpfungsdatensatz auf Ja gesetzt. Geplante Werte können nicht für vorherige Verknüpfungen geändert werden.

Kosten-/Stundenschätzungen für Entwurfsobjekte und Projektmanagement

In der Anlagenentwurfsphase Ihres Anlagenentwurfsprojekts erstellen Sie eine technische Entwurfslösung und geben geplante Kosten und Stunden für die entsprechenden Entwurfsobjekte ein. Die geplanten Kosten und Stunden für ein Entwurfsobjekt können auf Grundlage von Projektkostenelementen definiert werden. Drei Projektkostenelemente sind im System für das Erfassen geplanter Material und Arbeitskosten sowie sonstiger Kosten und Stunden für das Entwurfsobjekt vorgegeben. Mit der Projektkostenelement-Funktion können anwenderdefinierbare Projektkostenelemente in einer Firma diesen Feldern zugeordnet werden, wenn eine aktive Projektverknüpfung zu einem Entwurfsobjekt vorhanden ist. Durch die Definition dieser anwenderdefinierbaren Kostenelemente sowie ein Standardprojekt wird vorgegeben, dass die Kostenelemente mit diesen definierten Namen zur Eingabe der geplanten Kosten für Entwurfsobjekte verwendet werden. Wenn kein Standardprojekt definiert wurde, sind die Kostenelemente zur Eingabe der geplanten Kosten für Entwurfsobjekte die der Standardfirma des Anwenders zugewiesenen Kostenelemente. Wenn kein Standardprojekt und keine Standardfirma für den Anwender definiert wurden, erhalten die Kostenelemente Standardnamen. Sie können die Kosten in den Feldern für geplante Kostenelemente nur aktualisieren, wenn das Entwurfsobjekt mit einem Projekt in der Standardfirma verknüpft ist. Wenn Sie außerdem die Überschriften in den Feldern für die geplanten Kostenelemente zurücksetzen oder ändern, muss die Anwendung neu gestartet werden, damit wieder die richtigen Namen angezeigt werden.

Es ist auch möglich, zusätzlich zu den vorgegebenen weitere Kostenelemente zu definieren und für diese Kostenelemente geplante Kosten und Stunden einzugeben. Nach Eingabe aller geplanten Kosten und Stunden für ein Entwurfsobjekt werden die geplanten Gesamtkosten und Gesamtstunden für ein Entwurfsobjekt jeweils als die Summe der geplanten Kosten und der geplanten Stunden für alle Kostenelemente angegeben werden, die mit diesem Entwurfsobjekt verknüpft wurden.

Wenn die Funktion für das Projektmanagement in IFS/Anlagenentwurf aktiviert ist, wird die verknüpfte Projektaktivität automatisch mit diesen geschätzten Kosten und Stunden aktualisiert. Danach können die Gesamtwerte für die geschätzten Kosten und Stunden für das gesamte Projekt berechnet werden, um zu bestimmen, ob der Entwurf als durchführbar fortgesetzt werden sollte oder nicht.

Die für den Entwurf erforderliche neue Ausstattung wird während der Grundkonstruktions- und Detailkonstruktionsphasen abgerufen. Daher werden die Ist-Kosten des Anlagenentwurfsprojekts hier veranschlagt. Die Ist-Kosten werden von der Beschaffung übertragen. Die Besorgung in IFS/Anlagenentwurf wird über Bestellanforderungen verwaltet und für ein Entwurfsobjekt initiiert. Die Stunden für die Projektaktivitäten werden aus den folgenden Komponenten gemeldet:

Folglich wird die verknüpfte Projektaktivität mit den Werten für Ist-Kosten und Zeit (Stunden) zusammen mit dem definierten Fortschritt für das Entwurfsprojekt aktualisiert. In dieser Phase können Sie die anfänglichen Schätzungen und die tatsächlichen Zahlen für das Anlagenentwurfsprojekts vergleichen und evaluieren, ob das Verhältnis zwischen den beiden Zahlen vorteilhaft ist.

Materialplanung eines Entwurfsobjekts in Projektmanagement bearbeiten

Wenn ein Entwurfsobjekt nicht manuell anhand von geplanten Kosten/Kostenelementen definiert wird, kann es direkt mit den geplanten Bedarfskosten/Kostenelementen aktualisiert werden. Wenn ein Entwurfsobjekt beispielsweise mit einer Projektaktivität verknüpft ist, werden die Ersatzteile für dieses Entwurfsobjekt auf der Seite ERMPL aufgeführt. Diese Artikel stellen den Bedarf für das Entwurfsobjekt dar. Die geplanten Kosten für diese Teile werden standardmäßig mit dem Lieferantenpreis aktualisiert und werden in dieser Phase ebenfalls aktualisiert.

Die Standardkostenelementwerte für Bedarfsartikel in ERMPL sind Änderungen unterworfen, entweder durch Abrufen von Werten des geänderten Lieferantenpreises, der letzten Bestellung oder durch manuell während der Planung von ERMPL eingegebene Werte. Wenn Sie die geplanten Kosten der Teile oder die Kostenelementen mit einer der oben angegebenen Methoden ändern, kann die Änderung im Entwurfsobjekt übernommen werden. Auf der Seite ERMPL und auf den Objektseiten sind Felder zum Nachverfolgen dieser Änderungen vorhanden, sodass eine Synchronisierung der Kosten möglich ist.

Wenn Sie mit den Kosten zufrieden sind, können Sie mit dem Beschaffungsprozess fortfahren, der über IFS/Einkauf abgewickelt wird.

Fortschritt bei Entwurfsobjekten und Projektmanagement

Der Fortschritt eines Entwurfsobjekts wird anhand von Meilensteinvorlagen und Meilensteinen gemessen. Diese Werte werden in den Konstruktionsbasisdaten definiert. Eine Meilensteinvorlage kann aus einen oder mehreren Meilensteinen bestehen. Jeder Meilenstein zeigt einen vordefinierten Prozentsatz für den Fortschritt. Eine Meilensteinvorlage und einen entsprechenden Meilenstein mit dem Entwurfsobjekt verknüpfen, um den Fortschritt zu ermitteln. Jetzt können Fortschrittswerte für das Entwurfsobjekt eingegeben werden. Wenn die Projektaktivität des Entwurfsobjekts ist im Status Geplant vorliegt, kann der Fortschritt für das Entwurfsobjekt nicht abgerufen werden.

Der Fortschritt eines Entwurfsobjekts kann mit einer der folgenden Methoden ermittelt werden:

  1. Eine vorhandene Meilensteinvorlage und eine Meilensteinnummer für das Entwurfsobjekt manuell auswählen.
  2. Eine Standardvorlage für Meilensteine und einen anfänglichen Meilenstein zu einer Objektklasse zuweisen. Daher wird für neue, mit dieser Objektklasse erstellte Entwurfsobjekte automatisch die Werte für die Meilensteinvorlage und den Meilenstein verwendet, und der Fortschritt für das Entwurfsobjekt wird aktiviert.
  3. Sie können festlegen, dass der Fortschritt eines Entwurfsobjekts geändert wird, wenn eine Aktion für den Entwurfsstatus durchgeführt wird. Wählen Sie dazu beim Definieren eines Meilensteins in Basisdaten einen Statuswert für den Entwurf aus, zum Beispiel den Status Auf abgeschlossen setzen für einen Meilenstein mit einem kumulativen Fortschrittswert-Prozentsatz von 100 %.

Fortschrittsänderungen für Entwurfsobjekte werden für Verlaufsprotokolle beibehalten. Die vorhergehende Beschreibung der Meilensteinnummer und die der aktuellen Meilensteinnummer sowie die Informationskategorie Fortschritt geändert können im Entwurfsobjektverlauf angezeigt werden. Angenommen, Sie haben den Fortschrittsstatus eines Entwurfsobjekts von Betriebszustände definiert auf Bestellanfrage gesendet geändert. Bei einer Fortschrittsänderung von Betriebszustände definiert zu Bestellanfrage gesendet wird eine Notiz für eine Neueingabe generiert.

Wenn die Verknüpfung zu IFS/Projekte vorhanden ist, wird der für das Entwurfsobjekt definierte Fortschritt in der verknüpften Projektaktivität aktualisiert. Wenn die Fortschrittsmethode „Verknüpfte Objekte“ ausgewählt ist, kann auch ein Gesamtwert für den Fortschritt von Entwurfsobjekten berechnet werden, die zum Anlagenentwurfsprojekt gehören. Dies kann im Feld Berechneter Fortschritt der Projektaktivität angezeigt werden. Der Fortschritt für die Projektaktivität wird anhand des gewichteten durchschnittlichen Fortschritts für die Entwurfsobjekte berechnet. Die Entwurfsobjekte werden entsprechend der für jedes Objekt geplanten Stunden gewichtet. Die Formel für den durchschnittlichen Fortschritt lautet: PDurchschnitt = Summe (Pii * Hii) / Summe(Hii), wobei Pii der Fortschritt des Entwurfsobjekts und Hii die geplanten Stunden sind und der Index ii jedes Entwurfsobjekt bezeichnet. Entwurfsobjekte werden gleich gewichtet, wenn für einige Entwurfsobjekte keine geplanten Stunden definiert sind. Das folgende Beispiel zeigt dies detaillierter auf:

Die unten angegebenen Entwurfsobjekte sind mit der gleichen Projektaktivität verknüpft, und die Fortschrittsmethode für das Entwurfsobjekt wird auf die Aktivität angewendet:

Objekt-ID

Kumulativer Fortschritt (P)

Geplante Stunden (S)
PM-311-PA-001 10 % 32 Stunden
PM-311-PA-002 60 % 16 Stunden
PM-311-PA-003 90 % 48 Stunden

Summe (Pii * Hii) bei (10*32) + (60*16) + (90*48) = 5600

Summe(Hii) bei (32 + 16 + 48) = 96

PDurchschnitt = 5600/96 = 58,33 %, wird für die Projektaktivität im Feld Berechneter Fortschritt angezeigt.

Angenommen, es ist ein weiteres Entwurfsobjekt mit einem kumulierten Fortschrittswert von 45 % vorhanden, und es sind nicht definierte geplante Stunden mit der obigen Aktivität verknüpft. In diesem Fall wird der durchschnittliche Fortschritt folgendermaßen berechnet:

PDurchschnitt = 58,33 * 3/4 + 45 * 1/4 = 55,00 %

Die Auswirkung auf Entwurfsobjekte, die mit eingeschränkten Projekten oder Projektaktivitäten verknüpft sind.

Bei einem Entwurfsobjekt, dessen Projektverknüpfung eingeschränkt wurde (Projekt oder Projektaktivität sind abgeschlossen, geschlossen oder storniert), müssen die projektbezogenen Daten möglicherweise zu einem bestimmten Zeitpunkt entsprechend der verschiedenen Projektanforderungen geändert werden. Die Daten müssen vielleicht je nach den Anforderungen für die Anlage teilweise neu entworfen werden. Die Auswirkung der Projektverknüpfung auf projektbezogene Informationen an diesen beiden Punkten wird unten gezeigt:

1. Ändern projektbezogener Daten, wenn die Projektverknüpfung eingeschränkt ist (Projekt oder Projektaktivität sind abgeschlossen, geschlossen oder storniert)

Beim Ändern projektbezogener Werte wie z. B. Projekt-ID, Unterprojekt-ID, Aktivitäts-ID, Aktivitätsfolge, geplante Stunden/Kosten oder Fortschritt ergeben sich die folgenden Auswirkungen:

2. Festlegen eines Neuentwurfs für das Entwurfsobjekt, wenn die Projektverknüpfung eingeschränkt ist (Projekt oder Projektaktivität sind abgeschlossen, geschlossen oder storniert)

Beim Festlegen eines Neuentwurfs für das Entwurfsobjekt ergeben sich die folgenden Auswirkungen:

  • Wenn das Standardprojekt und die Aktivität für den Anwender definiert sind, wird die Projektverknüpfung durch das Standardprojekt und die Aktivität für den Anwender ersetzt, und die zuvor eingegebenen Werte werden in einem Projekthistoriensatz gespeichert. Ein neuer Historiensatz mit der neuen Verknüpfung wird erstellt.
  • Wenn das Standardprojekt und die Aktivität für den Anwender nicht definiert sind, wird die Projektverknüpfung im Entwurfsobjekt gelöscht und ist in einem Projekthistoriensatz gespeichert. Ein neuer Historiensatz ohne eine Verknüpfung wird erstellt.

Bestellanforderungen für IFS/Anlagenentwurf und Projektmanagement

Bestellanforderungspositionen werden automatisch mit dem Projekt verknüpft, wenn eine aktive Projektverknüpfung für das Entwurfsobjekt vorhanden ist. Außerdem werden diese Bestellanforderungspositionen vom Projekt vorkontiert. Folglich können Ist-Kosten vom Beschaffungsprozess für das Projekt abgerufen werden.

Die Bestellanforderungspositionen vom Entwurfsobjekt werden auch in einer Kostenstelle vorkontiert, wenn ein Wert für Kostenstelle für das Objekt existiert und gleichzeitig im Projekt nicht existiert. (Die Artikelpositionen rufen den Kostenstellenwert vom Projekt ab, wenn dieser im Projekt existiert.)

Wenn der Assistent Bestellanforderung für ein Entwurfsobjekt verwendet wird, das mit einem Projekt verknüpft ist, werden die Werte für den Standort im ersten Schritt aus den Gesamtwerten der Projektstandorte und Anwenderstandorte abgerufen.