Zahlungsaufforderung bedeutet, dass eine Firma regelmäßig auf Basis der vollendeten Arbeiten Geld von ihren Kunden beantragt. Das Beantragen von Zahlungsaufforderungen (ZA) für vollendete Arbeiten ist ein kritischer Teil des Geschäfts für Firmen, die auf Vertragsbasis tätig sind. Es ist von höchster Wichtigkeit, dass solche Firmen die finanzielle Kontrolle über ihre Verträge haben und sicherstellen können, dass Zahlungen vereinbarungsgemäß eintreffen.
Normalerweise beantragt eine Firma regelmäßig auf Basis der vollendeten Arbeiten Geld von ihren Kunden. Die Bewertung wird unabhängig davon, ob ein externes Bewertungswerkzeug verwendet oder eine Zahlungsaufforderung (ZA) erstellt wird, für die Vertragspositionen durch Bewerten der bis zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossenen Arbeiten durchgeführt. Mit Zahlungsaufforderungen kann dies auf mehreren Arten erfolgen:
Der Bewertungs- und der Zertifizierungsprozess sind kumulativ. D. h. für jede erstellte Anforderung sind die vorherigen Beträge für Anforderung in der Bewertung enthalten.
Eine Zahlungsaufforderung basiert immer auf einem Vertrag. Die Anforderung durchläuft normalerweise die folgenden Phasen: „Geplant“, „Genehmigt“, „Übermittelt“, „Bestätigt“, „Teilweise/Vollständig bezahlt“ und „Storniert“.
Die Anforderung wird erstellt, und alle Vertragspositionen und Elemente werden von der aktiven Vertragsversion kopiert. Normalerweise meldet ein Mengensachverständiger den Arbeitenfortschritt, der dann ins System eingegeben wird, woraufhin die Anforderung genehmigt wird.
Die Anforderung muss intern genehmigt werden, bevor sie an den Kunden gesendet wird. Während dieser Phase ist es wichtig, dass die beantragten Beträge den Fortschritt für die Periode widerspiegeln.
Nachdem die Zahlungsaufforderung freigegeben wurde, ist sie zwecks Bestätigung an den Kunden zu senden. Nach dem Senden erstellt die Anforderung finanzielle Buchungen, um den übermittelten Betrag und die erwarteten Einnahmen zu identifizieren.
Wenn der Kunde die Zahlungsaufforderung erhält, wird diese überprüft. In einigen Fällen könnte jemand im Auftrag des Kunden den Standort aufsuchen, um diesen zu prüfen und die ausgeführte Arbeit zu bewerten.
Der Kunde könnte die Anforderung in ihrem Istzustand bescheinigen, jedoch kommen auch Meinungsverschiedenheiten zu Bewertungen durchaus vor. Wenn Kunde und Auftragnehmer verschiedener Meinung zur bislang ausgeführten Arbeit sind, erfolgt eine Verhandlung. Der Verhandlungsprozess kann mehrere Wiederholungen enthalten. Bei einer Antwort des Kunden auf die Zahlungsaufforderung sind somit Änderungen an den anfangs übermittelten Beträgen möglich.
Wenn die Bescheinigung erhalten worden ist und die Bescheinigungswerte in die Anforderung eingegeben und bescheinigt worden sind, werden die finanziellen Buchungen erstellt. Wenn die Anforderung übermittelt und storniert wird, werden neue Buchungen für die bescheinigten Beträge erstellt.
Nachdem der Kunde die Bescheinigung erhalten hat, sind mehrere Optionen zum Fortfahren vorhanden. Je nach Vertrag mit dem Kunden kann eine Rechnung direkt an den Kunden ausgestellt werden. Alternativ kann der Kunde eine Zahlung auf Basis der Bescheinigung durchführen. Nachdem die Zahlung eingegangen ist, können wir eine Rechnung ausstellen.
Der Rechnungsstatus gibt an, ob der bescheinigte Betrag komplett fakturiert wird. Der Status kann „komplett fakturiert“, „teilweise fakturiert“ oder „ohne Wert“ (wenn noch keine Rechnung erstellt wurde) betragen.
Eine Aufforderung würde den Status Bezahlt erreichen, wenn der Status der Rechnung „komplett fakturiert“ ist und Zahlungen für alle Rechnungen eingegangen sind. Andernfalls würde sie den Status Teilweise bezahlt behalten.
In bestimmten Situationen ist es erforderlich, eine Anforderung zu stornieren. Beim Stornieren einer Anforderung werden alle erstellten finanziellen Buchungen storniert.
Die Lösung behält diese Informationen in einem Kaufvertragsbuch bei, verfolgt den Verlauf der Zahlungsaufforderungen, der bezahlten Beträge und der Einbehalte. Über den gesamten Lebenszyklus einer Zahlungsaufforderung wird die vollständige finanzielle Kontrolle zum Identifizieren von Einnahmen, Verkaufskosten und Abweichungen im Kaufvertragsbuch und in den Handelsforderungen gewährleistet.
Zahlungsaufforderungen stellen Informationen zur Cashflow-Analyse von IFS Cloud bereit. Der Status der Zahlungsaufforderung wird einem Cashflow-Status zugeordnet. Die Cashflow-Statusnummer ist ein Indikator für die Verlässlichkeit der Zahlung. Die Zuordnung des Status kann geändert werden. Sie ist wie folgt vordefiniert:
| Zahlungsaufforderungsstatus | Cash Flow Status | Cashflow-Ereignisdatum | An Cashflow gesendeter Wert |
| Geplant | 4 | Bestätigtes Fälligkeitsdatum + Zahlungsbedingung | Wert dieser Aufforderung + MwSt. |
| Genehmigung in Bearbeitung | 4 | Bestätigtes Fälligkeitsdatum + Zahlungsbedingung | Wert dieser Aufforderung + MwSt. |
| Genehmigt | 4 | Bestätigtes Fälligkeitsdatum + Zahlungsbedingung | Wert dieser Aufforderung + MwSt. |
| Übermittelt | 3 | Bestätigtes Fälligkeitsdatum + Zahlungsbedingung | Wert dieser Aufforderung + MwSt. |
| Bestätigt | 2 | Bestätigtes Datum + Zahlungsbedingung | Wert dieser Aufforderung + MwSt. |
| Teilweise bezahlt | 1 | Bestätigtes Datum + Zahlungsbedingung | Gesamter für diese Aufforderung zu zahlender Restbetrag + MwSt. |
Hinweis: Wenn die Zahlungsaufforderung teilweise fakturiert wurde, wird die Cashflow-Quelle der Kaufvertrags-Zahlungsaufforderung verwendet, um den verbleibenden Rechnungsbetrag zu ermitteln. Sobald sie komplett fakturiert wurde, gehört sie nicht mehr zu dieser Cashflow-Quelle. Darüber hinaus werden die oben als Cashflow-Ereignisdaten aufgeführten Datumsangaben aus der Zahlungsaufforderung entfernt.