In den Arbeitsstundenplänen findet sich die Beschreibung der Arbeitstage der Mitarbeiter. Ein Zeitplan kann sowohl als ein tagtäglicher Arbeitszeitplan als auch ein Zyklusplan definiert werden. Jeder Tag (genauer: jede Schicht) kann detailliert unter Verwendung von Tagestypen definiert werden, oder einfach durch Eingabe der Anzahl von geplanten Stunden am Tag. Die erforderliche Detail-Ebene hängt davon ab, wie die Zeitplandaten verwendet werden sollen. Eine Lösung, die "Lohnbuchhaltung" und/oder "Arbeitszeiterfassung" enthalten soll, erfordert normalerweise eine hohe Detailebene während eine Lösung, bei der zur Unterstützung von einem Jobplanungsprozess Zeitplandaten verwendet werden, mit einfacheren Beschreibung auskommen kann.
Obwohl die Zeitpläne als tagtäglich oder zyklisch definiert wurden, ist das Setup für beide Alternativen ähnlich. In der tagtäglichen Definition werden die Zeitplaninformationen für jeden Tag im Zeitplan eingegeben. Zum Beispiel hat ein tagtäglicher Arbeitszeitplan, gültig von 01. Januar 2004 bis zum 31. Dezember 2004, 366 Tage, die mit Details eingegeben werden können (entweder ein Tagestyp oder nur die Summe der geplanten Stunden). Wenn Zeitplaninformationen außerhalb dieser Periode abgefragt werden, wird eine Meldung darüber erscheinen, dass man sich außerhalb des zulässigen Bereichs für diese Planung befindet.
In der zyklischen Planung kann ein Satz von Tagen oder Wochen gefunden werden, die sich immer wieder wiederholen. Das gängigste Beispiel ist der Montag-bis-Freitag-Tageszeitplan. Anstatt alle Tage Woche für Woche einzugeben, kann man die normale Woche sich wiederholen lassen. Mehrwöchige Schichtarbeitszeitpläne sind auch für den Zyklusplan-Ansatz geeignet. Der Zyklusplan hat keine Einschränkung im Hinblick auf den Gültigkeitszeitraum. Zeitplaninformationen für jedes Datum vor oder nach dem eingegebenen Startdatum können abgefragt werden.
Bei der Verwendung der Zyklusdefinition, werden die Ausnahmetage (gesetzliche Feiertage usw.) in einem zusätzlichen Ausnahmezeitplan definiert. Der Ausnahmezeitplan ist mit dem Zyklusplan verknüpft. Der Tagesarbeitszeitplan erfordert keinen Ausnahmezeitplan. Wenn ein Ausnahmezeitplan jedoch mit einem Tagesarbeitszeitplan verknüpft wird, wird der Tagesarbeitszeitplan durch den Ausnahmezeitplan überschrieben. D. h. in diesem Fall besteht zwischen diesen beiden Zeitplantypen kein Unterschied.
Wenn ein neuer Zeitplan eingeben wird, muss entschieden werden, ob dieser Zeitplan tagestypabhängig ist. Hier wird gesteuert, ob in Zeitplaninformationen Tagestypen oder nur einen Summe von geplanten Stunden eingehen. Einmal ausgewählt, muss der ausgewählte Modus beibehalten werden. Es ist nicht zulässig, Tagestypen mit der Summe der geplanten Stunden zu mischen.
Beim Eingeben eines Zeitplans, der nicht tagestypabhängig ist, muss auch eine Standardlohnart festgelegt werden. Diese Lohnart wird verwendet, wenn ein Mitarbeiter Anwesenheitsstunden zu seiner Zeitkarte eingibt, auf der Seite Zeiterfassung der Arbeitsstunden im Zeitmanagement, oder Zeiterfassungsdaten eingibt.
Mitarbeiter auf Stundenbasis (Nullstunden-Plan)
Für temporär eingesetzte Mitarbeiter auf Stundenbasis wird wahrscheinlich die Option Nullstunden-Plan ausgewählt. Temporär eingesetzte Mitarbeiter können normalerweise nicht genauso wie festangestellte Mitarbeiter geplant werden, da ihre Zeit nicht sehr weit im Voraus geplant werden kann. Wenn Mitarbeiter temporär eingesetzt werden müssen, geschieht dies oft kurzfristig und es bleibt keine Zeit, um genaue Zeitplaninformationen einzugeben. Trotzdem sollten ihre Stunden in die Personalabrechnung übertragen werden und erfordern deshalb eine Lohnart. Ein Nullstunden-Plan ist einfach ein Zyklusplan, der nicht tagestypabhängig ist und ohne eingegebene Stunden. Der Zyklus ist mit der Länge von einem Tag definiert (weil mindestens eine Detailzeile vorhanden sein muss). Wenn mit dem Mitarbeiter verknüpft, sollte das Feld Zeitbasis auf "Bruttoarbeitszeitbericht" gesetzt werden.
Zeitverfolgung für Mitarbeiter auf Honorarbasis
Ein Sonderfall der Planung ist, wenn die Anwesenheitsstunden der Mitarbeiter auf Honorarbasis oder der in der Firma arbeitenden externen Mitarbeiter verfolgt werden soll. Dieser Bedarf kann entstehen, wenn eine Lieferantenrechnung sich auf die Anzahl der am Standort zugebrachten Stunden bezieht. In diesem Fall ist keine Übertragung in die Personalabrechnung betroffen; es besteht kein Bedarf Zeitplan und Lohnart mit den Stunden zu verknüpfen. Stattdessen sollte eine Parameterliste verwendet werden (siehe Hilfedatei für die Seite Arbeitszeitregeln/Parameterliste). Die Parameterliste ist mit einem spezifischen Regeltyp für Mitarbeiter auf Honorarbasis verknüpft, der umgekehrt mit den Mitarbeitern auf Honorarbasis verknüpft ist. Es ist zu beachten, dass Personalstammsätze für Mitarbeiter auf Honorarbasis eingegeben werden müssen und dass ihnen eine Positions-ID zugeordnet werden muss. Die Position des Arbeitnehmers auf Honorarbasis ist anschließend in die Positionsstruktur einzugeben, untergeordnet zur Position der Person, die die berechnete Stunden bewilligt.